امروزه شرکت‌های سراسر دنیا در حال به کاربردن یا سازگاری با مدل‌های جدید کاری هستند. در این میان برای بسیاری از شرکت‌ها دورکاری دیگر یک زمینه‌ی ناشناخته‌ی کاری نیست.
۷۰ درصد کارکنان امروزی در جهان حداقل یک بار در هفته دورکاری می‌کنند. با این‌همه هنوز چالش‌هایی جدی برسر این مسئله وجود دارد که چه طور می‌توان کارمندان دورکار را مدیریت کرد و ترغیب به کار نمود.
در نهایت با گذر زمان و تغییرات زمانه بسیاری از سازمان‌ها با دو چالش مهم روبه‌رو هستند؛ نیاز به یافتن راه‌حلی برای مشکلات هر روزه‌ی کسب‌وکارشان و نیاز به ایجاد یک محیط کاری کارآمد و موثر برای کارمندان دورکار خود.
پیشنهاد پامیکا برای مطالعه‌ی بیشتر: چگونه در دورکاری کارمندان متعهدی داشته باشیم؟
چگونه می‌توانید برای کارکنان دورکار ایجاد انگیزه کنید؟
برای دادن انگیزه و اشتیاق به کارکنان دورکار شما باید تمامی ابزارهای مورد نیاز برای انجام کارشان را فراهم کنید، برای ایجاد اعتماد دوطرفه فرهنگ‌سازی کنید و روش تفکر توسعه محور را اتخاذ کنید و ارتباطاتی پذیرا و روشن را با کارمندان شکل دهید.
برای کارفرما جست‌وجوی راه‌هایی نوین برای ایجاد انگیزه و مدیریت کارکنان دورکار یک فرصت بسیار عالی است! در واقع جست‌وجوی مدل‌های جدید کاری به کارفرما امکان می‌دهد تا با فرهنگ جدید و معنای متفاوتی از کار جمعی، ارتباط اجتماعی پیوسته، اعتماد کاری و احساس تعلق آشنا شده و آن را به کار گیرد.
مشارکت و انگیزه‌ی کارمندان در کار نقش بسیار مهمی در موفقیت هر سازمان یا شرکتی دارد، به خصوص هنگامی که یک سازمان در حال تغییر ساختار کاری خود از کار حضوری به دورکاری است.
این مقاله ۹ عامل از مهم‌ترین عواملی را در اختیار شما می‌گذارد که به وسیله‌ی آن می‌توانید در کارمندان خود ایجاد انگیزه کنید و مشارکت و تعامل کاری کارمندان را در حالت دورکاری نیز حفظ نمایید.
۱) برای کارکنان تجهیزات دورکاری را تهیه کنید
تیمی که ابزار کافی برای دورکاری نداشته باشد نمی‌تواند وظایف و مسئولیت‌هایش را به موقع انجام دهد. کمبود ابزارهای مناسب کار در نهایت منجر به تداخل و ایجاد مشکل در جریان کاری سایر کارمندان نیز می‌شود. اگر یک کارمند دورکار ابزار کافی برای ارتباط با سایر کارمندان در حوزه‌های دیگر را نداشته باشد این مشکل ارتباطی قطعاً در کیفیت و روند کاری او نیز تاثیر بدی خواهد گذاشت.
کارکنان دورکار احتیاج به ایمیل، اینترنتی پرسرعت و بدون قطعی، ابزارهای بررسی و پیگیری زمان کاری، ابزارهای ارتباطی مناسب با فضای دورکاری، ویدئو کنفرانس، ابزارهای مدیریت پروژه، راهی ارتباطی مخصوص پیام‌های کاری و یک بستر با فضای کافی برای دانلود یا به اشتراک گذاری مستندات و پروژه‌های کاری نیاز دارند.
این ابزارها امکان مشارکت و ارتباطی موثر را فراهم می‌آورد. مشارکت و ارتباط موثر دو عامل بسیار مهم برای ایجاد انگیزه در کارکنان و افزایش امکان پیشرفت و موفقیت در کار است.
تمامی ابزارهای فوق به علاوه‌ی بسیاری دیگر از سرویس‌های مدیریتی را پامیکا در یک بستر برای شما فراهم کرده است. ابزارهای مدیریتی پامیکا قابلیت ارتباط و هماهنگی باهم را دارند و همین مسئله باعث سرعت روند کارها و شکل‌گیری ارتباطی مناسب و موثر میان کارکنان شما می‌باشد، خصوصا اگر کار خود را به صورت دورکاری مدیریت می‌کنید. البته ابزارهای پامیکا هم‌گام با عصر ارتباطات و دنیای دیجیتال پیش می‌رود به همین سبب برای تمامی مدل‌های کسب‌وکار مناسب و کاربردی است.
یکی از ابزارهای تصویری تخته‌ی کانبان است. تخته کانبان به شما کمک می‌کند که روند کاری خود را بهینه‌سازی کنید و بازدهی کار خود را افزایش دهید.
در تصویر زیر نمونه‌ای گرافیکی از تخته‌ی کانبان را مشاهده می‌کنید. شما در سرویس‌های پامیکا می‌توانید تخته‌ی کانبان را اجرا کرده و با همکاران خود به اشتراک بگذارید.
۲) ترویج تفکر توسعه‌محور
تفکر توسعه‌محور زمانی شکل می‌گیرد که شما متوجه می‌شوید در کارتان امکان پیشرفت یا تغییر وجود دارد.
در واقع فلسفه‌ی تفکر توسعه‌محور امکان یادگیری برنامه‌های متنوع و متفاوتی را برای کارکنان شما فراهم می‌کند که در نهایت برای نیروهای دورکار فرصت‌هایی تازه و پیشرفت‌هایی نوین در مقیاس‌های شخصی و حرفه‌ای فراهم می‌آورد.
ترویج و فرهنگ‌سازی تفکر توسعه محور عاملی بسیار مهم در انگیزه دادن به نیروهای دورکار است. چراکه فرد علاوه بر پیشرفت در کار می‌تواند توانایی‌ها و مهارت‌های خود را نیز گسترش دهد.
۱۵ داده‌ی آماری درباره‌ی بازدهی کاری کارکنان
۳) برگزاری جلسات معارفه و آشنایی
مهم‌ترین عامل موفقیت کسب‌وکار، چه به صورت حضوری چه به صورت دورکاری در کارکنان یک مجموعه نهفته است. در فضاهای دورکار یکی از بهترین اقدامات آشنایی و معرفی کارکنان به یکدیگر است. آشنا شدن کارمندان با یکدیگر باعث می‌شود که آنان احساسی واقعی از عضویت در یک تیم داشته و بدانند انجام وظایف و مسئولیت‌هایشان مهم است.
معرفی و آشنایی کارمندان با یکدیگر سبب می‌شود که آن‌ها دیگر یک نام در صفحه‌های مجازی نباشند.
بلکه یک کارمند تبدیل به شخصیتی شناخته شده در محل کارش خواهد شد که سایر کارمندان او را می‌شناسند و با توانایی‌هایش آشنایی دارند.
مزایای معرفی و آشنایی کارمندان با یکدیگر:
• زمانی که به حضور یک کارمند ارزش داده می‌شود، کارمند ترجیح می‌دهد شغلش را ترک نکند.
• به طور کلی کارمندان شناخته‌شده، روحیه‌ی بهتری داشته و در کار بازدهی بالاتری دارند.
• کارمندانی که در فضای کاری شناخته‌شده هستند همکاری و هم‌افزایی بیشتری در کارها از خود نشان می‌دهند.
۴) زمان خود را در ساخت اعتماد سرمایه‌گذاری کنید
مطمئن‌ترین راه برای کُشتن انگیزه در کارمندان کنترل و مدیریت جزء به جزء کارهای آنان است! از طرفی دیگر با اعتماد به کارمندان دورکار و ایجاد تفاهمی دو طرفه برسر روش کاری آنان، خواهید دید که اخلاق حرفه‌ای و وجدان کاری کارمندان شما به طرز چشمگیری بالا خواهد رفت.
شما با سرویس مدیریت جلسات پامیکا به راحتی می‌توانید با کارمندان خود جلساتی را در فضای مجازی یا به صورت حضوری تنظیم کرده و ازین راه کیفیت ارتباط و گفت‌وگو با کارمندان را بالا ببرید.
کنترل جزء به جزء و مدیریت لحظه‌ای یا به اصطلاح (Micro-managing) سبب می‌شود مدیران همیشه نگران این موضوع باشند که آیا کارمندان دورکارشان در حال انجام کار و وظایف خود هستند یا خیر. همین نگرانی باعث می‌شود که مدیران یا کارفرمایان مدام به کارمندان دورکار پیام داده یا کنترل کنند که آن‌ها در حال انجام چه کاری هستند. این تلاش‌ها در ایجاد یک ارتباط کاری سالم هیچ تاثیری ندارد.
برای ایجاد و نگه‌داشتن انگیزه در کارمندان، مدیران و کارفرمایان نیاز دارند تا اعتماد خود را به نیروهای دورکار نشان داده و مسئولیت کامل وظایف کارمندان دورکار را برعهده‌ی خودشان بگذارند و در کنار آن سعی کنند مهارت‌های مدیریت زمان کارکنان را نیز تقویت کنند.
اعتماد منجر به انگیزه و اشتیاق برای انجام کار می‌شود و ایجاد یک تفاهم دوطرفه سبب می‌شود تا کارمندان شما تمام مشکلات کاری یا موانع برسر کارشان را بدون معطلی یا تردید با شما درمیان بگذارند.
۵) گفتگو و تعامل کلید حل همه‌ی کارها!
هنگامی که یک نفر را روزانه در محل کار خود نمی‌بینید و با او تعامل رو در رو ندارید باید راهی پیدا کنید تا این ارتباط و تعامل روزانه را از راه دور زنده نگه‌دارید! تماس‌ها و پیام‌هایی در بستر اینترنت راه حل خوبی‌ست اما ویدیو کنفرانس همیشه پیشنهاد بهتری‌ست.
طبق پژوهش‌های انجام شده بیشتر از نصف ارتباطات انسانی غیرکلامی است. در نتیجه داشتن تصویر کارکنان حین جلسات ازین نظر اهمیت دارد که ارتباطی غیرکلامی را نیز شکل داده و اطلاعات بیشتری از طرفین به یکدیگر منتقل می‌کند.
را با بقیه‌ی سرویس‌ها مانند زوم یا گوگل میت یا اسکایپ متفاوت می‌کند؟ یکپارچه بودن تماس‌های تصویری یا صوتی پامیکاابزارهای فراوانی برای تماس‌های ویدئویی یا ویدئو کنفرانس وجود دارد. اما چه نکته‌ای سرویس تماس تصویری پامیکا را با بقیه‌ی سرویس‌ها مانند زوم یا گوگل میت یا اسکایپ متفاوت می‌کند؟ یکپارچه بودن تماس‌های تصویری یا صوتی پامیکا با سایر سرویس‌های مدیریتی آن باعث صرفه‌جویی در زمان شما می‌شود. دیگر نیاز نیست ساعت‌ها به دنبال سرویس مناسب برای ویدیو کنفرانس بگردید تنها لازم است به سرویس مدیریت جلسات پامیکا رفته و جلسه‌ای را تعریف کنید هم‌زمان لینک جلسه برای شما ساخته شده و به تمامی اعضای جلسه به صورت خودکار ارسال می‌شود.
یادتان باشد جلساتی که همراه با کمی طنز و شوخی - البته شوخی‌ها مناسب و به جا! – هستند همیشه فضای راحت‌تری برای تعامل و گفت‌وگو ایجاد می‌کنند و در واقع به نوعی نشانگر نیت خوب و بدون غرض‌ورزی در محیط کار هستند.
۶) نظرسنجی برای اطلاع از میزان انگیزه و اشتیاق به کار
با کمک ابزارهای نظرسنجی می‌توانید پرسشنامه‌هایی منحصر به فضای کاری خود طراحی کنید. این پرسشنامه‌ها را به کارمندان ارسال کنید تا با جمع‌آوری پاسخ آن به یک دید کلی از وضعیت کارها برسید.
پرسشنامه‌ها به خوبی مشخص می‌کنند چه موانع و مشکلاتی برسر راه کارکنان وجود دارد، آنان از کدام بخش مسئولیت‌هایشان راضی هستند و یا مایل به انجام چه کارهایی نیستند.
نظرسنجی این پیام را می‌رساند که شما به عنوان مدیر، به تمامی کارمندان اهمیت می‌دهید و ارزش کار آنان را می‌دانید. بعد از نظرسنجی می‌توانید با کارمندان به صورت فردی و رودررو جلساتی برگزار کرده تا براساس نتایج پرسشنامه‌ها درباره‌ی نیازهای کاری و حرفه‌ای کارمندان با یکدیگر گفت‌وگو کنید. این جلسات بهترین کمک برای فهمیدن نیازهای ضروری در کار و حفظ انگیزه و اشیاق کارکنان است.
۷) ترویج عملکرد انطباقی
شما به عنوان کارفرما یا مدیر همیشه به دنبال نیروی کاری هستید که این ویژگی‌ها را داشته باشد: بااستعداد، پذیرای تغییر، دارای انطباق‌پذیری بالا با فضای کاری و توانایی کنترل استرس بدون تاثیر بر کیفیت کار. اما به یاد داشته باشید همه‌ی نیروهای کاری خصوصاً نیروهای دورکار چنین توانایی‌هایی را به صورت یکجا و در ابتدای استخدام ندارند اما تحقیقات نشان داده که نیروهای کاری می‌توانند با فرهنگ کاری جدید خود را انطباق دهند.
به کارمندان خود فرهنگ عملکرد انطباقی را تعلیم دهید. عملکرد انطباقی به عنوان میزان قابلیت‌های کارکنان در مواجهه با تغییرات به وجود آمده در محل کار و موقعیت‌های جدید و غیرمعمول تعریف می‌شود. عملکرد انطباقی باعث ایجاد خلاقیت و نوآوری در محیط کاری شده و انگیزه و اشتیاق کارکنان را افزایش می‌دهد.
۸) ارائه‌ی بازخورد
۹) نقشه‌ی کلی راه
همیشه نقشه‌ی کلی راه را در ذهن داشته باشید
نسبت به نقشه‌ی کلی راه عمل کنید. به نقشه‌ی کلی راه یا به عبارتی (The Bigger Picture) در قالب تصویرسازی و نمودارهای آماری عینیت دهید و با هم‌تیمی‌ها و کارمندان درباره‌ی آن صحبت کنید. توضیح دهید که شرکت شما چه اثر مثبتی در جهان خواهد گذاشت و چگونه کار هرکدام از کارکنان در تحقق این تاثیر جهانی موثر خواهد بود.
به یاد داشته باشید به اشتراک گذاری نقشه‌ی کلی راه و اثر مثبت آن در جهان چیزی نیست که تنها یک بار به آن بپردازید. صحبت درباره‌ی هدف نهایی نیاز به ارتباط و تعامل مداوم دارد تا تیم شما این آگاهی را بدست بیاورد که هدفی بالاتر از کار روزانه‌اش را دارد دنبال می‌کند.
نتیجه‌گیری:
دورکاری آینده‌ی فضاهای کاری مدرن است. هرچه سازمان‌ها و شرکت‌ها زودتر خودشان را برای این نوع کار آماده کنند از رقبای خود جلوتر هستند. انگیزه و اشتیاق کارکنان همیشه نقشی کلیدی در حین تغییرات عمده‌ی کاری بازی می‌کند و در بازده کاری نیز بسیار موثر است.
به خاطر داشته باشید ایجاد انگیزه در کارکنان در یک فضای کاری دورکاری چیزی نیست که یک شبه و با اعمال تمام این روش‌ها در یک روز بدست آید! بلکه این روش‌ها نیازمند تداوم و سرمایه‌گذاری بلند مدت زمان و تلاش است. پامیکا بستری یکپارچه برای مدیریت کارهای شما در فضای ابری فراهم آورده است تا درآینده‌‌ی مدرن مدیریت کارها شریک موفقیت و پیشرفت شما باشد.
۹ راه برای انگیزه دادن به کارکنان دورکار