همه ما داستان‌های ترسناکی درباره‌ی پیاده‌سازی‌های نادرست ERP شنیده‌ایم. آمارهای زیادی در مورد درصد بالای پیاده‌سازی‌های ERP که با شکست مواجه می‌شوند، وجود دارد. اما با این حال تعداد زیادی از این تجربه‌ها هم با موفقیت همراه هستند. پس چرا برخی در اجرای ERP با شکست مواجه می‌شوند و چگونه می‌توان به دستیابی به نتایج مثبت در این زمینه اطمینان یافت؟
انتخاب افراد تیم!
انتخاب تیمی مناسب و هماهنگ برای موفقیت در اجرای ERP
تیم پروژه‌ای واجد شرایط و استانداردهای حرفه‌ای، یک عامل مهم در انتخاب و پیاده‌سازی موفق ERP است. افراد این تیم، مسئول تحقیق و توصیه‌ی نرم‌افزار و سپس کمک به پیاده‌سازی آن هستند. پشتیبانی کامل و تزلزل‌ناپذیر مدیریت، مؤلفه کلیدی دیگر در اجرای موفق ERP محسوب می‌شود. اعضای تیم باید زمان و منابع مورد نیاز برای انجام کامل تمام وظایف مطرح در پروژه را در اختیار داشته باشند.
انتخاب کارکنان ماهر
انتخاب و پیاده‌سازی ERP مهم‌ترین تعهد استراتژیکی محسوب می‌شود که سازمان در طی ۲ تا ۵ سال متقبل اجرای آن خواهد شد. بهترین و باهوش‌ترین کارکنان باید در تیم پروژه حضور داشته باشند. لازم است از هر بخش کلیدی سازمان، فردی که درک قوی از عملیات آن بخش دارد، عضو تیم شود. رهبری سازمان باید پروژه را که ممکن است پنج ماه یا حتی بیشتر طول بکشد، به عنوان یک تعهد ارزشمند و استراتژیک که به طور قابل توجهی به نفع شرکت خواهد بود، در نظر بگیرد. لازم است کارکنان نسبت به سیستم جدید احساس مثبتی داشته باشند که این نکته برای موفقیت پروژه ضروری است. همچنین بسیار مهم تیم پروژه برای دستیابی به نتایج مورد نظر با کارکنان سراسر سازمان، تعاملی محترمانه برقرار نماید.
ساختار تیم پروژه‌ی ERP
تیم پروژه‌ی ERP از سه نهاد تشکیل شده است:
۱) کمیته‌ی راهبری: در این کمیته مدیران ارشد، مسئول حصول اطمینان از تکمیل موفقیتآمیز پروژه و همسویی اهداف شرکت با ابعاد اجرایی آن هستند.
• حامی پروژه در کمیته راهبری: حامی پروژه رابط مستقیم با مدیر پروژه است. حامی پروژه در شرایط موردنیاز مستقیماً با مدیر پروژه در تعامل است تا اطمینان حاصل شود که موانع احتمالی موفقیت پروژه، قبل از درگیر کردن کمیته راهبری تا حد امکان برطرف می‌شوند
۲) مدیریت پروژه: مدیر پروژه مسئول مدیریت وظایف، محصولات قابل تحویل، ریسک‌ها و تغییرات مورد نیاز برای نهایی شدن پروژه در محدوده‌ی بودجه و زمان مشخص شده است.
۳) تیم اصلی: تیم اصلی شامل کارکنانی است که تغییرات در فرآیندها را مدیریت می‌کنند، سیستم ERP را آزمایش کرده و به کاربران نحوه استفاده از سیستم نهایی را آموزش می‌دهند.
تعهد زمانی
تعهد زمانی در پروژه‌ی اجرای ERP
کارکنان تیم حداقل ۵۰ درصد از زمان خود را به این پروژه اختصاص خواهند داد. البته در صورت امکان، تعهد تمام وقت ایده‌‌آل است. ممکن است لازم باشد کار معمول اعضای پروژه به سایر کارکنانی که مایل و قادر به انجام وظایف اضافی هستند واگذار شود. یا این که شرکت در صورت توان، کارکنانی را برای کمک به حجم کار پروژه‌ی ERP به صورت موقت استخدام کند. در پیاده‌سازی‌های بزرگ‌تر، نباید از کارکنان تیم انتظار داشت که علاوه بر پروژه، بار کاری منظم خود را نیز انجام دهند. این رویکرد نه تنها ناعادلانه است، بلکه باعث ایجاد رنجش بوده و مانع اجرای موفقیتآمیز پروژه‌ی اجرای ERP خواهد شد.
تعیین قوانین و شاخص‌ها
تعیین الزامات و تعریف KPI ها
با کمک مدیر پروژه، اعضای تیم باید قوانینی مستقیماً مرتبط با اهداف کسب‌وکاری اجرای ERP ایجاد نمایند. این قوانین در طول پروژه لازم است در خاطر تمام اعضای تیم و افراد کلیدی سازمان بوده و مرتب میزان عملکرد به این قوانین و دستیابی به اهداف مرتبط با این قوانین رصد شود. در نتیجه‌ی تحقیقات تیم، ممکن است برخی از اهداف در صورتی که دست‌نیافتنی به نظر برسند، نیاز به تنظیم مجدد داشته باشند. برای اطمینان از باقی ماندن در مسیر، تیم پروژه باید شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را که می‌تواند مدت زمان، بودجه و دستاوردهای پروژه را اندازه‌گیری کند را شناسایی نماید. این KPIها در نهایت موفقیت پروژه و اهداف آن را نشان خواهند داد.
مدیریت تغییرها و چالش‌ها
با پیاده‌سازی ERP تغییراتی به وجود می‌آید. انسان‌ها به طور طبیعی از تغییر بیزارند. تعامل و مشارکت با کارکنانی که از سیستم استفاده خواهند کرد، در جریان فرایند پیاده‌سازی ERP به آنها کمک می‌کند تا در مورد اجرا و هر تغییری که به همراه خواهد داشت احساس مشارکت و اشتیاق بیشتری پیدا کنند. در نظر گرفتن نظرات افرادی که قرار است با سیستم ERP کار کنند ضروری است زیرا بازخوردها‌ی آنان ممکن است مشکلاتی را آشکار کند که قبلاً در نظر گرفته نشده بودند یا تنظیماتی را نشان دهد که احتمالاً برای استراتژی ERP لازم است.
همکاری و ارتباطات
مانند هر پروژه‌ی دیگری، انتخاب و پیاده‌سازی ERP نیاز به سطح بالایی از همکاری و ارتباطات دارد. کمیته راهبری باید به طور منظم، ماهانه یا فصلی، با اعضای کلیدی تیم پروژه و پس از انتخاب نرم‌افزار، با کارکنان کلیدی مجموعه‌ای که نقش شریک اجرایی را برعهده دارد، ملاقات کنند. این ملاقات‌ها فرصتی است برای اطمینان از این‌که همه‌ی افراد در یک مسیر بوده و به تمام نگرانی‌های بالقوه و مهم رسیدگی خواهد شد. همچنین لازم است جلساتی با تیم فروش، شرکای کسب‌وکاری، سهامداران و مشتریان خود در مورد سیستم ERP و مزایایی که برای شرکت آنها ایجاد می‌کند برگزار نمایید.
انتقال دادهها
انتقال داده، گرفتن داده‌های مورد نیاز از هر سیستمی است که با سیستم جدیدی جایگزین خواهد شد. این فرایند ضروری است، زیرا نباید داده‌های گذشته از دست بروند. بنابراین باید برای این بخش از پروژه به خوبی آماده باشید. افراد باید اطلاعات را قبل از آپلود در سیستم جدید، تمیز و پاک‌سازی کنند. در حالی که شریک پیاده‌سازی یکپارچگی داده¬ها را بررسی می¬کند، فقط کارکنان مجموعه می¬توانند صحت و هم¬چنین کیفیت داده¬ها را متوجه شوند. تیم فروش باید گزارش¬های ضروری برای کسب¬و¬کار را بداند تا مطمئن شود که می-توانید به بازیابی تجزیه و تحلیل¬های مورد نیاز ادامه دهید. اکیداً توصیه می‌شود که گزارش‌های بحرانی دپارتمان¬ها را زودتر در چرخه اجرا بررسی کنید. در اواخر پروژه، همه به شدت مشغول تست پذیرش کاربر نهایی، آموزش، تغییر و غیره بوده و گزارش‌های کلیدی، در این مرحله تغیرات کمی خواهند داشت. بهتر است پیش از این مرحله، زودتر آنها را انجام دهید.
دادهها را می‌توان از طریق یک فرآیند خودکار یا به صورت دستی منتقل کرد و کارکنان فناوری اطلاعات و تیم پروژه می‌توانند برای تعیین بهترین روش برای انتقال دادهها با یکدیگر همکاری کنند. مهم است از انتقال صحیح داده¬ها اطمینان حاصل شود زیرا این امر برای موفقیت پیاده¬سازی مهم است. اگر دادهها بر اثر انتقال تخریب شوند، تراکنش‌ها و گزارش‌های آتی نادرست خواهند بود. مطمئن شوید داده¬ها با دقت به سیستم جدید افزوده می¬شوند و به این ترتیب از افسوس ناشی از حذف داده¬ها و شروع مجدد جلوگیری کنید.
انجام تست به صورت کامل
هر فرآیند کسب‌وکاری در هر بخش باید مورد بررسی قرار گیرد تا دریابید آیا نرم افزار ERP می‌تواند با آن تطبیق پیدا کند یا خیر. در زیر سه مرحله در فرآیند تست وجود دارد:
آزمایشی اتاق کنفرانس: هر فرآیند را تعریف کنید و دستورالعمل‌هایی را برای آزمایش روشمند آن بنویسید.
پایلوت دپارتمان: هر فرآیند را مجدداً آزمایش کرده و فرآیندهای دیگری را که در ابتدا شناسایی نشده است آزمایش کنید. سپس تست استرس ایجاد کرده تا مطمئن شوید سیستم می‌تواند از دادهها و حجم تراکنش‌ها پشتیبانی کند.
پایلوت یکپارچه: همه تراکنش‌ها باید همان‌طور که در روند واقعی عمل می‌کنند در پایلوت یکپارچه انجام امتحان شوند. آنها باید به آرامی بین بخش‌ها جریان داشته باشند و لازم است کاربران احساس کنند که فرآیندهای آنها به طور مؤثر کار می‌کند.
نتیجه‌گیری
برای داشتن یک پیاده‌سازی موفق ERP، باید منابع لازم را به پروژه اختصاص دهید و زمان مورد نیاز را در نظر بگیرید. مهم‌ترین جنبه‌ی پروژه‌ی شما انتخاب تیمی است که بتواند به طور مؤثر سیستم ERP را انتخاب و پیاده‌سازی کند. آنها کسانی هستند که مسئولیت انجام هر یک از مراحل مربوط به پروژه ERP را بر عهده خواهند داشت، بنابراین آنها را عاقلانه انتخاب کنید.
پامیکا با درنظر گرفتن چالش‌های کسب‌وکارها و صنایع در ایران و نیز با دانش در زمینه‌ی انواع مدل‌های کاری سیستم ERP طراحی کرده در تمام فرآیندهای کاری قابل تطبیق و پیاده‌سازی است. در صفحه‌ی راهکارها به برخی از قابلیت‌های پامیکا در کسب‌وکارهای مختلف اشاره شده و شما می‌توانید در بخش تماس با ما به آسانی سوال‌های خود را مطرح نموده و پاسخ خود را از تیم تخصصی پامیکا دریافت کنید.
عوامل کلیدی در انتخاب و اجرای موفقERP