هیچ رویکرد کاملی برای مدیریت یک پروژه وجود ندارد. شما می‌توانید روش‌های مرسوم، چابک یا آبشار را برای مدیریت پروژه انتخاب کرده یا بهترین ترکیب ممکن از این دو روش را برگزینید. در این مقاله خواهید دانست چرخه‌ی کاری در متدولوژی ترکیبی (هیبریدی) چیست و چه کاربردی دارد.
زمانی که برای اولین بار دوره‌ی مدیریت پروژه را گذراندم، روش چابک (اجایل) حتی به عنوان یک گزینه هم مطرح نبود. شرکتی که من در آن کار می کردم (علی رغم داشتن یک تیم بزرگ فناوری اطلاعات متمرکز بر افراد) از رویکردهای چابک برای مدیریت پروژه استفاده نمی کرد. ما در آن زمان به نوعی نسخه‌ی ترکیبی خود را داشتیم: مواردی را انجام می دادیم که کار می کرد و هرگز نگران عدم رعایت دقیق دستورالعمل‌ها نبودیم. تا زمانی که کار با استاندارد درست انجام می شد، تیم فناوری اطلاعات در مورد نحوه‌ی ردیابی، مدیریت و اجرای وظایف، توضیحاتی خلاصه و کاملاً آزاد ارائه می‌کرد.
این روزها حتی لازم نیست رویکردی که دنبال می کنید دارای برچسب و عنوان باشد. لازم نیست «تیم چابک» باشید یا «گانت چارت تیمی» داشته باشید. می‌توانید ترکیبی از بهترین‌های هر دو نوع روش پیش‌بینی آبشاری و چابک را با هم طوری در نظر بگیرید که برای تیم شما کارآمد باشد. این به آن معنا است که تیم‌های بیشتری از متدولوژی ترکیبی (هیبریدی) برای مدیریت پروژه‌های خود استفاده می‌کنند.
اگر با متدولوژی مدیریت پروژه و روش اجایل و آبشار آشنایی چندانی ندارید یا می‌خواهید دانش خود درباره‌ی چیستی متدولوژی مدیریت پروژه و تعریف متدولوژی اجایل و آبشار را مرور کنید می‌توانید قبل از خواندن این مقاله، مقالهی متدولوژی اجایل و آبشار چیست؟ در دانشنامه‌ی پامیکا بخوانید.
چرخه‌ی کاری در مدیریت پروژه‌ی ترکیبی چیست؟
چگونگی به کارگیری مدیریت پروژه‌ی ترکیبی (هیبریدی)
چرخه‌ی کاری در مدیریت پروژه‌ی ترکیبی (هیبریدی) ، چرخه‌ای است که در آن تیم پروژه، رویکردی عمل‌گرایانه برای ارائه‌ی پروژه دارد و از تکنیک‌هایی استفاده می‌کند که در هر مرحله به بهترین شکل ممکن، کار می‌کنند. شاید شما با یک گانت چارت و ترکیبی از مراحل مختلف و یک تاریخ پایان مشخص، به شکل دقیقی طبق پیش‌بینی‌های کاری پیش بروید.
در این حالت شما انتخاب می کنید در هنگام تعهد ارائه‌ی پروژه در مدت زمان مشخص، از برنامه‌ریزی موجی (rolling wave planning ) استفاده کنید یا از نمونه های اولیه، ماکت‌ها و مدل‌هایی برای آزمایش ایده‌ها. رویکرد مدیریت پروژه‌ی ترکیبی موفق می‌تواند از تکنیک‌هایی که معمولاً با تحویل چابک مرتبط هستند با تکنیک‌های رایج مرتبط با روش آبشاری همراه شده و نتیجه، ترکیبی متناسب از بهترین شیوه‌ها است که از مسیر مورد نظر تیم شما پشتیبانی می‌کند.
چرخه‌ی کاری ترکیبی به شما این امکان را می‌دهند که بهترین بخش‌های هر یک از متدولوژی‌های مدیریت پروژه را بردارید و آن‌ها را در محیط خود اعمال نمایید. فرض کنید مدیر پروژه‌ی شما می‌خواهد جدول زمانی به سبک گانت‌چارت را ببیند، در این موقعیت شما می‌توانید یک جدول گانت‌چارت ایجاد کنید یا به جای آن یک سیستم انتشار اطلاعات (information radiator) و ردیابی پیشرفت کار به سبک کانبان (Kanban-style) را روی تابلویی بر دیوار دفتر کار نصب کنید تا علاوه بر مدیر پروژه سایر اعضای تیم نیز از روند پیشرفت کار اطلاع پیدا کنند. در رویکرد ترکیبی، هر ابزاری بخواهید در دسترس شما است و هیچ محدودیتی در استفاده‌ی امکانات وجود ندارد.
مدیریت پروژه با متدولوژی ترکیبی در عمل چگونه کار می کند؟
اجرای مدیریت پروژه‌ی ترکیبی (هیبریدی)
نکته‌ی مهم در مورد چرخه‌های کاری ترکیبی این است که می توان آن‌ها را کاملاً شخصی‌سازی کرد. بنابراین نحوه عملکرد آن نیز منحصر به فرد است: شما اساساً می‌توانید آن را به گونه‌ای که دوست دارید شکل دهید و تغییرات را تا زمانی ادامه دهید که نیازهای تیم پروژه را برآورده کند. شما می‌توانید قبل از بکارگیری روش‌های قطعی و دقیق برای تعیین زمان تحویل پروژه، از رویکردهای چابک برای استخراج نیازمندی‌ها در ابتدای پروژه، در طول یک مرحله‌ی زمانی کوتاه استفاده کنید.
در حالی که ممکن است پس از آن، یک برنامه‌ی زمان‌بندی دیگر برای پروژه‌ی خود انتخاب کنید مثلاً به برنامه‌ریزی مرحله‌ای و توسعه و تکرار پایبند باشید که موجب می شود ریسک کلی کاهش یابد و بنابراین به احتمال زیاد نتیجه‌ی نهایی برای هدف مناسب است.
برای مثال همچنین می توان از متدولوژی چابک (اجایل) برای ارائه‌ی بخش‌های کاری به طور موقت استفاده کرد تا دستاوردها سریع‌تر دیده شود. این یک راه خوب برای دریافت زودتر نتایج، در چرخه کاری کامل پروژه است، بنابراین می توانید بدون نیاز به صبر کردن تا پایان پروژه، تأثیر کار را ببینید.
چالش‌های مدیریت پروژه‌ی ترکیبی(هیبریدی)
برای اجرای مدیریت پروژه‌ی ترکیبی باید آماده‌ی روبرویی با چه چالش‌هایی شد؟
روش‌های مدیریت پروژه‌ی ترکیبی برای انجام پروژه‌های مختلف، ایده خوبی هستند. می‌توانید رویکردهایی از مدیریت پروژه را گزینش و انتخاب کنید که برای پروژه‌ی شما بهترین فرصت‌ها را ایجاد کنند. با این حال چالش‌هایی برای کار با روش مدیریت پروژه‌ی ترکیبی وجود دارد، از جمله این که باید با انتظارهای سهامداران و مدیرانی که عادت به انجام متفاوت کارها دارند، کنار آمد.
اگر می‌خواهید عناصر جدیدی را در نحوه‌ی هدایت پروژه‌های خود به کار ببرید، لازم است تأثیر آن را بر اعضای تیم پروژه و سهامداران در نظر بگیرید و مطمئن شوید انتظارات و تعامل‌ها شفاف و کامل ابراز شده و دو طرف بر نحوه‌ی مدیریت پروژه توافق دارند. افراد باید با آن چه شما پیشنهاد می کنید موافق بوده و راه‌های جدید مدیریت پروژه را پذیرا باشند. همچنین مایل به همکاری با یکدیگر با استفاده از رویکردهای مختلف بوده و مایل باشند روش‌های نو و جدید را امتحان کنند. زمانی که نگرش پذیرا و منعطف و تمایل به آزمایش راه‌های جدید وجود داشته باشد، پذیرش چرخه‌ی کاری مدیریت پروژه‌ی ترکیبی آسان‌تر خواهد شد.
کدام چرخه‌ی کاری برای مدیریت پروژه‌ی تیم شما مناسب است؟
چرخه کاری مناسب برای مدیریت پروژه شما به موارد زیر بستگی دارد:
• هدف نهایی و مهم‌ترین دستاورد پروژه
• آن چه برای تیم مدیریت پروژه، مشتری، مخاطب، مدیران و سهامداران مهم است.
• میزان پیچیدگی و سختی پروژه
• سطوح عدم قطعیت در مورد موعد تحویل پروژه و سطوح ریسک مورد انتظار در طول پروژه
انتخاب متدولوژی ترکیبی برای مدیریت پروژه به انتظارات تیم مدیریت پروژه و مشتری شما و این که روند کاری شما چگونه است بستگی دارد.
یادتان باشد انتخاب مدیریت پروژه‌ی ترکیبی به انتخاب مدیر پروژه مربوط نمی شود! کل تیم باید بتوانند با متدلوژی مدیریت پروژه‌ای که استفاده می‌کنید هماهنگ باشند. یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های سرویس مدیریت پروژه‌ی پامیکا قابلیت شخصی‌سازی آن متناسب با متدولوژی اتخاذی شما در مدیریت پروژه و اهداف پروژه‌ی شماست. قابلیت‌های سرویس مدیریت پروژه‌ی پامیکا امکان اجرای تمامی متدولوژی‌های مدیریت پروژه را برای شما فراهم کرده است. اگر متدولوژی اجایل یا آبشار و یا ترکیبی (هیبریدی) را برای مدیریت پروژه‌های خود انتخاب کرده‌اید نگران اجرای مراحل آن نباشید. به آسانی می‌توانید با پامیکا قدم به قدم پروژه‌ی خود را برنامه‌ریزی کرده و با تحلیل و گزارش‌گیری دقیق، طبق پیش‌بینی‌ها و جدول زمانی مدنظر خود پیش بروید.
نتیجه‌گیری
در تجربه‌ی من، چرخه‌ی کار در مدیریت پروژه‌ی ترکیبی (هیبریدی) معمولاً یک تعامل بسیار آسان است. اگر به کسی بگویید که تحویل تدریجی به او کمک می‌کند فواید را سریع‌تر درک کرده و نتایج سرمایه‌گذاری خود را بدون نیاز به صبر کردن تا پایان پروژه ببیند قطعاً خوشحال خواهد شد!
قبل از شروع با اعضای تیم گفتگو کنید تا دریابید چه عناصری را می توانید برای پروژه خود انتخاب کنید.آیا همه موافق‌اند؟ و اگر شروع به استفاده از ابزارهای مختلف کنید، با چه مزایا و معایبی روبه‌رو هستید؟
وقتی به این سؤالات پاسخ دادید، در مسیر توسعه‌ی پروژه، مجموعه‌ای از بهترین روش‌ها را برای مدیریت پروژه خواهید داشت که نحوه‌ی ارائه‌ی پروژه‌ی بعدی تیم شما را شکل می‌دهد.
چرخه‌ی کاری در مدیریت پروژه‌ی ترکیبی