بسیاری از مواقع پیش آمده که ما مشغول کار در ساعت‌های غیرکاری باشیم چرا که نتوانسته‌ایم کارهایمان را در زمان مقررشان انجام دهیم. خواندن این مقاله به شما کمک می‌کند تا با یادگیری بهتر تکنیک‌های مدیریت زمان، بتوانید بهترین استفاده را از زمانتان داشته باشید و دیگر زمان آزادتان را وقف کارهای عقب‌افتاده‌ی خود نکنید.
استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا بیشترین بازدهی کاری را داشته باشید اما باید بدانید که استفاده از هر کدام از این تکنیک‌ها برای افرادی موثر و برای بعضی نیز بی تاثیر خواهد بود. برای همین باید با هوشمندی و آگاهی از شخصیت خود، تکنیکی را انتخاب کنید که برای شما بهترین باشد. در این مقاله خواهید دانست که کدام تکنیک مدیریت زمان به شما کمک خواهد کرد.
زمان به طور مساوی میان همه‌ی آدم‌ها تقسیم شده است و این توانایی آدم‌هاست که بتوانند بهترین استفاده را از زمانشان داشته باشند. در مقاله‌ی حاضر سه تکنیک از مهم‌ترین تکنیک‌های مدیریت زمان را به خوبی برای شما توضیح دادیم تا با توجه به توانایی‌های خود و چالش‌هایی که با آنها رو‌به‌رو هستید تکنیکی که برایتان مناسب است را انتخاب کرده و از زمانتان بیشترین استفاده ر ا داشته باشید.
سه تکنیک مدیریت زمان
به کارگیری تکنیک‌های مدیریت زمان بستگی به ویژگی‌های فردی شما دارد. درنتیجه قبل از توضیح این تکنیک‌ها، شرح دادیم که هرکدام ازین تکنیک‌های مدیریت زمان برای چه کسانی مناسب است.
۱. ماتریس آیزنهاور: بهترین روش برای افرادی که مدام هدف و مسیرشان را گم می‌کنند.
۲. قورباغه را قورت بده: بهترین روش برای کسانی که کارهایشان را به تعویق می‌اندازند.
۳. قطعه‌بندی زمان: بهترین روش برای کسانی که به راحتی حواسشان از کار پرت می‌شود.
ماتریس آیزنهاور
ماتریس آیزنهاور به شما کمک می‌کند تا کارهای خود را با تشخیص این که انجام چه کارهایی الزامی‌ست و چه کارهایی زیاد مهم نیستند، کارها را اولویت‌بندی کنید. در واقع این تکنیک کارهای شما را به چهار دسته تقسیم‌بندی می‌کند و برای هر کدام از این دسته‌ها استراتژی مختص به خود را به کار می‌گیرد:
دسته‌ی اول: کارهایی که باید انجام شوند و باید در اولین فرصت انجام شوند.
دسته‌ی دوم: کارهایی که باید انجام شوند ولی فوریت زمانی ندارند.
دسته‌ی سوم: کارهایی که می‌خواهید انجام دهید ولی نیازی به انجامشان نیست.
دسته‌ی چهارم: کارهایی که نمی‌خواهید انجام دهید و نیازی به انجامشان نیز نیست.
در تصویر زیر نمونه‌ای از ماتریس آیزنهاور را در قالب نمودار مشاهده می‌کنید. به یاد داشته باشید ماتریس آیزنهاور نمودارهای متعددی دارد که همگی ۴ دسته از کارها را در قالب‌های مختلف دسته‌بندی کرده‌اند.
هدف نهایی در این تکنیک، تفکیک کارهای مهم از کارهایی‌‌ست که اهمیت چندانی ندارند.
این تکنیک برای چه کسانی مناسب است؟
تکنیک ماتریس آیزنهاور برای کسانی مناسب است که مدام مسیر اصلی کارهایشان را گم می‌کنند و معمولا متوجه می‌شوند ساعت‌های زیادی را صرف کارهایی کردند که هیچ تاثیری در پیشبرد هدفشان نداشته است. تکنیک ماتریس آیزنهاور همچنین مناسب افرادی است که به کارهای متنوعی مشغولند و یا هم‌زمان دو یا چند شغل دارند.
قورباغه را قورت بده
خیلی از کارهای مهم ما با این که باید در اسرع وقت انجام شود اما انگار برای انجامشان هیچ انگیزه و اشتیاقی نداریم در نتیجه سعی می‌کنیم مدام آنها را به تعویق بیاندازیم. اینجاست که تکنیک قورباغه را قورت بده به ما کمک می‌کند تا در فهرست کارهایمان، در ابتدا مهم‌ترین را انجام دهیم.
خیلی از آدم‌ها کارهایی دارند که مدام به انجام آنها فکر می‌کنند. این کارها اگر انجام شوند بار بزرگی از روی دوش فرد برمی‌دارند و انگیزه و شوق انجام این کارها به ما انرژی و روحیه‌ای می‌دهند که به راحتی بتوانیم سایر کارهایمان را در زمان مقررشان انجام دهیم.
برای اجرای تکنیک قورباغه را قورت بده ابتدا باید از میان فهرست کارهایتان، کاری را انتخاب کنید که فکر می‌کنید بیشترین انرژی و زمان را از شما می‌گیرد و برای پیشبرد هدف و کارتان نیز بسیار موثر است. پس از انتخاب این کار تمام کارهای دیگر خود را کنار بگذارید و تنها این کار مهم و بزرگ را انجام دهید. خواهید دید که بسیاری از برنامه‌های زمانی شما به راحتی پیش خواهند رفت. چرا که در واقع شما ابتدا قورباغه را قورت داده‌اید! و حالا دیگر بقیه‌ی کارها به راحتی آب خوردن هستند!
قطعه‌بندی زمان
تکنیک قطعه‌بندی زمان، تکنیکی برای مدیریت زمان است که به شما کمک می‌کند با دسته‌بندی زمان‌هایتان بازدهی خود را به حداکثر برسانید. در این تکنیک ابتدا فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید را تهیه کنید سپس روبه‌روی هر کار یادداشت کنید که احتمال می‌دهید این کار چقدر زمان می‌برد.
زمان پیشنهادی خود را برای انجام این کار یادداشت کنید و سپس تمام تلاش خود را معطوف به این کار کنید که در زمان برآورد شده کار را به اتمام برسانید. این تکنیک به تمرکز، شفافیت ذهنی و بازدهی کاری شما بسیار کمک می‌کند. طبق یک پژوهش بیشتر کارکنان در هر باری که می‌خواهند کاری را انجام دهند در حدود بیست دقیقه بازده موثر و تمرکز مفید دارند.
تکنیک قطعه‌بندی زمان به شما کمک می‌کند در این زمان تماماً روی کار خود متمرکز بمانید و آن را پیش ببرید. اگر اهل انجام چند کار به صورت هم‌زمان هستید این تکنیک به شما کمک می‌کند تا روی یک کار متمرکز بمانید و عوامل مختلف بیرونی حواس شما را پرت نکند.
در پایان
شما می‌توانید با کمک گرفتن از ابزارهای مختلف پامیکا زمانتان را با تکنیک‌های فوق مدیریت کنید. به طور مثال سرویس مدیریت پروژه‌ی پامیکا به شما در تهیه‌ی یک فهرست با اولویت‌بندی مشخص (تکنیک ماتریس آیزنهاور) کمک می‌کند. همچنین با سرویس مدیریت پروژه می‌توانید کارهای خود را اولویت‌بندی کنید و ابتدا به سراغ مهم‌ترین و سخت‌ترینشان بروید (تکنیک قورباغه را قورت بده) و یا این که یک زمان پیشنهادی برای انجام هر کاری در نظر گرفته و بعد با فشردن دکمه‌ی شروع، سرویس مدیریت پروژه پامیکا به صورت خودکار مدت زمان کار شما بر روی پروژه را حساب خواهد کرد و به این ترتیب می‌توانید زمان خود را قطعه‌بندی کرده و هر کاری را در مدت زمان مشخص انجام دهید (تکنیک قطعه‌بندی زمان).
امیدواریم این مقاله برای شما مفید بوده باشد.
منابع:
بررسی قابلیت سرویس‌های پامیکا
نگاهی به مقاله‌ی Three powerful time management techniques and how to put them to work
از سایت: monday
معرفی سه تکنیک مدیریت زمان