آیا می‌خواهید زمان خود را بهتر مدیریت کنید؟ پس، لطفا بلاگ ما را بخوانید و یاد بگیرید که چگونه یک برنامهی مدیریت زمان خوب ایجاد کنید!
مدیریت زمان ظرفیتی است که زمان را به صورت منطقی، کارآمد و مؤثر سامان‌دهی می‌کند و همچنین زمان کافی برای اجرای شایسته‌ی وظایف را تضمین می‌کند.
بهبود توانایی‌های شما در مدیریت زمان، شما را قادر می‌سازد تا موعدهای مقرر در کارتان را به راحتی تعیین کنید و به آنها برسید. درک نحوه‌ی شخصی‌سازی یک جدول زمانی مناسب و استراتژی کارآمد به تعداد وظایف روزانه و سرعت کار شما بستگی دارد.
این مقاله درباره‌ی استراتژی مدیریت زمان، از جمله تعریف، مزایا، مراحل ایجاد و اجرای چنین طرحی بحث می‌کند.
تعریف مدیریت زمان
توانایی مدیریت زمان مهارتی است که در دنیای پرشتاب امروزی ضروری به نظر می‌آید. مدیریت زمان سازمان‌دهی و برنامه‌ریزی نحوه‌ی چگونگی استفاده از زمان شما به بهترین نحو است. این مساله شامل تعیین اولویت‌ها، تصمیم‌گیری در مورد نحوه‌ی مصرف وقت و اقدام است.
مزایای زیادی برای مدیریت موثر زمان وجود دارد. وقتی شما زمان خود را به خوبی مدیریت کنید، می‌توانید بهره‌وری را افزایش دهید، استرس را کاهش دهید و به اهداف خود برسید.
اگر می‌خواهید مهارت‌های مدیریت زمان خود را بهبود ببخشید، چند کار وجود دارد که می‌توانید انجام دهید. ابتدا نگاهی به نحوه‌ی گذراندن وقت خود بیندازید. سپس فهرستی از تمام فعالیت‌هایی که در یک روز انجام می‌دهید تهیه کنید و بعد مشخص کنید که کدام یک ثمربخش هستند و کدام یک نیستند.
برنامهی مدیریت زمان چیست؟
برنامهی مدیریت زمان مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها است که به شما کمک می‌کند زمان خود را سازمان‌دهی کنید تا کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید.
برنامهی مدیریت زمان یک برنامهی روزانه را نشان می‌دهد که باید به آن پایبند باشید. این طرح شامل زمانی است که برای تکمیل یا انجام هر کار دارید.
مزیت اصلی این نوع طرح، توانایی تطبیق آن با نیازهای شماست. این طرح برای تیم‌ها نیز کاملا مفید است. بنابراین، ایجاد یک طرح جنبه‌ای حیاتی برای رهبری تیم به شمار می‌آید.
توانایی‌های مدیریت زمان شما می‌تواند و بهتر است با تکمیل دوره‌های مدیریت زمان و تطبیق آنها بر اساس سرعت کار، نیازها، ضرب‌العجل‌ها و تعداد وظایف شما بهبود یابد. در نتیجه، می‌توان به اهداف شغلی و اداری به نحوه‌ی رضایت‌بخش‌تری دست یافت.
چگونه یک برنامهی مدیریت زمان عالی ایجاد کنیم؟
در اینجا طرحی از یک برنامهی هفت مرحله‌ای آورده شده است که به شما کمک می‌کند با ایجاد یک برنامهی مدیریت زمان عالی، زمان مفید خود را به حداکثر برسانید.
در تصویر زیر مراحل یک برنامهی مدیریت زمان را به طور خلاصه مشاهده می‌کنید.
۱) وظایف را اولویت‌بندی کنید
اولین گام در برنامه اولویت‌بندی است. شما باید مهم‌ترین کارهایی را که باید انجام دهید شناسایی کنید و سپس آنها را انجام دهید. انجام این کار به شما زمان بیشتری برای تمرکز روی بقیه‌ی کارها می‌دهد.
شما باید لیستی از تمام وظایفی را که دارید تهیه و بر اساس اهمیت اولویت‌بندی کرده و آنها را زمان‌بندی کنید. اگر تعداد کارهای شما زیاد است، این مرحله کمک می‌کند تا در نهایت برای رسیدن به ضرب‌العجل تقلا نکنید.
غالبا گفته می‌شود که اولویت‌بندی با ارزش‌ترین قدمی است که می‌توانید برای بهبود مدیریت زمان خود بردارید بدون آن، نمی‌توانید به طور کامل انتظار داشته باشید که کارایی خود را بهبود ببخشید زیرا تا پایان روز همچنان مشغول کار روی مسائل کم‌اهمیت هستید.
۲) یک برنامهی زمانی ایجاد کنید
مرحله‌ی بعدی ایجاد برنامهی زمانی است. شما باید زمان کافی را به کارهای خود اختصاص دهید تا مجبور به شتابزدگی نباشید و بتوانید از انجام به موقع کارها اطمینان حاصل کنید.
شما باید در برنامهی زمانی خود برای هر کاری زمان بیشتری را برای مواقعی که مشکل پیش‌بینی نشده‌ای رخ می‌دهد، در نظر بگیرید. به عنوان مثال، اگر کار زیادی دارید و از برنامهی زمانی عقب هستید، باید زمان بیشتری را به برنامهی خود اضافه کنید تا کار خود را به موقع انجام دهید.
افراد با تجربه در مدیریت زمان می‌دانند که عجله کردن در کارها هدر دادن زحمت است زیرا همیشه راه‌حلی در دسترس است. با این حال اگر کارها را به نحو احسن انجام می‌دهید، دلیلی برای عجله وجود نخواهد داشت.
شما باید وظایف خود را به کارهای کوچک‌تر و قابل سنجش تقسیم کنید تا بتوانید به راحتی پیشرفت خود را رصد کنید. این کار همچنین به شما کمک می‌کند که متمرکز بمانید، زیرا شما را از کاری که قرار است انجام دهید آگاه می‌کند و شما را از حواس‌پرتی بابت تعداد کارهای زیادی که موظف به انجام آنها هستید، باز می‌دارد.
اگر کار زیادی دارید و سعی می‌کنید همه‌ی کارها را به یکباره انجام دهید، منظم ماندن چالش برانگیز خواهد بود و ممکن است به دلیل سردرگمی زمان زیادی را تلف کنید.
۳) مرحله‌ی اقدام
هنگامی که وظایف خود را اولویت‌بندی و برنامه‌ریزی کردید، وقت آن است که دست به اقدام بزنید. شما باید اقداماتی را انجام دهید که تکمیل وظایف شما را ضمانت کند. سپس تاریخ‌های مشخصی را برای زمان انجام وظایف خود تعیین کنید و باید پیشرفت خود را رصد کنید. اگر تجربه‌ی زیادی در کار روی پروژه‌ها ندارید، ممکن است تعیین مهلت دقیق برای تکمیل وظایف و ارزیابی پیشرفتتان کار دشواری باشد. این کار با کمی سازمان‌دهی ممکن خواهد بود. اگر شما برای هر کار و تاریخ تکمیل آن را یادداشتی داشته باشید، بسیار عالی خواهد بود. همینطور باید موانعی را که با آنها رو‌به‌رو می‌شوید توجه کرده، از آنها یاد بگیرید یا راهی برای دور زدن آنها پیدا کنید.
همانطور که باید کارها را اولویت‌بندی کنید، باید برای عمل‌کردن به آنها وقت بگذارید تا در پایان روز کار ناتمام زیادی نداشته باشید. هدف این است که زمان خود سازمان‌دهی کنید تا بتوانید زمان بیشتری را برای کارهایی که تمایل به انجام آنها دارید و زمان کمتری را برای کارهایی که مجبور به انجام آنها هستید، اختصاص دهید. این آزادی شما را بیشتر و استرسنتان را کمتر خواهد کرد و در نتیجه شما زمان بیشتری خواهید داشت.
۴) به عوامل حواس‌پرتی خود توجه کنید
برای ایجاد یک برنامهی مدیریت زمان خوب، باید به حواس‌پرتی خود توجه کنید.
آیا چیزهایی هستند که به طور منظم تمرکز و بهره‌وری شما را از مسیر خارج می‌کنند؟ هنگامی که عوامل حواس‌پرتی خود را شناسایی کردید، می‌توانید استراتژی‌هایی برای مقابله با آنها ایجاد کنید.
حواس‌پرتی‌های رایج شامل ابزارهای فناوری، رسانه‌های اجتماعی، ایمیل، خانواده و دوستان، کارهای خانه و سر و صدای بیرون است. سعی کنید زمان‌های خاصی را برای بررسی ایمیل و رسانه‌های اجتماعی برای مقابله با این حواس‌پرتی‌ها در نظر بگیرید.
ابتدا نوتیفیکیشن‌های گوشی یا کامپیوتر خود را خاموش کنید تا مدام وسوسه نشوید که آنها را چک کنید. در مرحله‌ی بعد، در فضایی آرام کار کنید که دیگران مزاحم شما نشوند و در نهایت، مطمئن شوید که برای زمان‌های آزاد خود برنامه‌ریزی کرده‌اید تا بتوانید چند دقیقه برای استراحت و تجدید قوا بگذارید.
۵) زمان آزاد خود را برنامه‌ریزی کنید
زمان آزاد، اوقات فراغتی است که به شغل خاصی اختصاص داده نمی‌شود. این شامل زمان مشخصی برای صلاحدید و شکاف‌های زمانی در برنامه‌ریزی شما است.
به عنوان مثال، اگر جلسه شما یک ساعت زودتر از زمان پیش‌بینی شده به پایان برسد، یک ساعت زمان آزاد دارید. می‌توانید این زمان اضافی را برای تکمیل فعالیت‌های خود تنظیم کنید یا می‌توانید از آن برای استراحت، مرور برنامهی خود، بررسی ایمیل و غیره استفاده کنید.
با این حال، متوجه باشید که اتفاقات غیره منتظره اجتناب ناپذیر هستند. کنار گذاشتن مقداری زمان آزاد می‌تواند به شما کمک کند تا برای کارهای غیرمنتظره آماده باشید.
۶) برای رویدادهای پیش‌بینی نشده آماده شوید
همانطور که برنامهی مدیریت زمان خود را توسعه می‌دهید، باید احتمال رویدادهای پیش‌بینی نشده را در نظر بگیرید. نمونه‌هایی از پیش‌بینی سناریوهای غیرمنتظره شامل جلسات، پرسش‌های همکاران و تکالیفی است که بیشتر از حد انتظار طول می‌کشد.
با اختصاص زمان بیشتر برای اتمام فعالیت‌های مشخص شده، برای رویدادهای پیش‌بینی نشده برنامه‌ریزی کنید. اگر از کل بازه‌ی زمانی مشخص شده استفاده نکردید، از زمان باقی‌مانده برای شروع کار بعدی یا استراحت استفاده کنید.
۷) روی ابزارهای مدیریت زمان سرمایه‌گذاری کنید
با ابزارهای مناسب، می‌توانید پیشرفت خود را در انجام کار پروژه با ابزارهای مناسب به صورت آنلاین رصد کنید بدون آن که مجبور به استفاده از ابزارهای قدیمی باشید و به شما این امکان را می‌دهد که روی کار خود تمرکز کنید.
راه‌کارهای برنامه‌ریزی زمان مثل برنامه‌ریزی هفتگی می‌تواند در زمان‌بندی و مشاهده‌ی ساعات کاری به شما کمک کند تا بتوانید آنها را به صورت موثرتر ارزیابی کنید.
نرم‌افزار مدیریت پروژه‌ی پامیکا یک ابزار جامع و مناسب برای برنامه‌ریزی مدیریت زمان است. در پامیکا می‌توانید کارها را اولویت‌بندی کرده، برای آنها برنامه‌ریزی زمانی انجام دهید و زمان صرف شده برای اقدام‌هایتان را مشاهده و ارزیابی کنید.
نتیجه‌گیری:
مهم‌ترین بخش مدیریت زمان، ایجاد برنامه‌ای است که مناسب شما باشد. این به شما کمک می‌کند تا از زمان خود بهترین استفاده را ببرید و از سردرگم شدن در لیست کارهایتان جلوگیری کنید.
هنگامی که یک برنامهی مدیریت زمان مناسب خود را تهیه کردید، به راحتی می‌توانید به آن پایبند باشید البته باید به یاد داشته باشید که وظایف خود را اولویت‌بندی و برنامه‌ریزی نموده و به آن اقدام کنید. همچنین باید به اندازه‌ی کافی انعطاف‌پذیر باشید تا در صورت لزوم تغییراتی ایجاد کنید.
گاهی اوقات موارد زیادی مانع انجام دادن برنامه می‌شود و این زمانی است که باید انعطاف‌پذیر باشید و راه جدیدی پیدا کنید.
برنامهی مدیریت زمان و چگونگی اجرای آن