هرچند پیگیری مدت زمان انجام یک پروژه ایده‌‌ای بسیار عالی و کارآمد است اما باید یادمان باشد که پیگیری مدت زمان یک پروژه به معنی روشن کردن تایمر در ابتدای هر پروژه نیست!
مدیریت زمان در پروژه یک فرآیند بسیار گسترده است. این فرآیند نیاز به طراحی، برنامه‌ریزی، نظارت و کنترل تمامی فعالیت‌های یک پروژه دارد.
پس اگر قصد مدیریت زمان یک پروژه را دارید فعلا تایمرتان را کنار بگذارید!
در این مقاله، ما ۵ گام اساسی برای مدیریت کارآمد زمان در پروژه را شرح می‌دهیم. مهم‌ترین نکات مدیریت زمان پروژه را برمی‌شمریم و به شما راهکارهایی ارائه می‌دهیم که بتوانید با کمک آن‌ها زمان پروژه را به بهترین نحو مدیریت کنید.
مدیریت زمان پروژه چیست؟
مدیریت زمان پروژه فرآیند ایجاد یک جدول زمانی برای انجام پروژه و دنبال کردن آن برای تکمیل پروژه است.
وظیفه‌ی مدیر پروژه نظارت و کنترل بر پروژه به نحوی‌ست که تمام موارد طبق جدول زمان‌بندی پروژه پیش برود و هماهنگی‌ها و اتمام مراحل به گونه‌ای باشد که تمام اهداف پروژه در زمان مقرر به انجام رسند.
مدیریت زمان پروژه یکی از مهم‌ترین مهارت‌هاییست که هر مدیری باید بر آن تسلط داشته باشد. مدیریت زمان پروژه به شما کمک می‌کند تا درباره‌ی فرآیند‌های سازمانی براساس سرمایه‌های موجود تصمیم‌‌گیری کنید که چه کارهایی از پروژه در چه زمانی انجام شوند.
چرا زمان در مدیریت پروژه مهم است؟
زمان و بودجه دو اصل مهم هر پروژه‌ای هستند که در کنار فرصت‌ها، محدودیت‌های زیادی هم برای اجرای پروژه ایجاد می‌کنند. اگر یک چهارچوب زمانی مشخص برای انجام پروژه وجود نداشته باشد احتمال این‌که پروژه شکست بخورد بسیار زیاد است.
فرض کنید برای سال جدید تصمیم می‌گیرید به طور مرتب ورزش کنید، تصمیم خیلی خوبی ست! اما اگر برای زمان ورزش خود در روز و مقدار و نوع ورزش برنامه‌ریزی نکنید آیا می‌توانید به این تصمیمی که برای سال جدید زندگی خود گرفتید عمل کنید؟!
بدون برنامه‌ریزی تصمیمات شما به کوهی از کارهایی تبدیل می‌شوند که مدام به تاخیرشان می‌اندازید.
چه مدت زمانی طول می‌کشد تا یک پروژه انجام شود؟
موارد زیادی هستند که در مدت زمان انجام یک پروژه موثرند. از مهم‌ترین این مواردی که بر مدت زمان انجام یک پروژه تاثیر می‌گذارد می‌توان به اهداف پروژه، محدودیت‌ها، تعداد نیروهای انسانی پروژه اشاره کرد. اما با همه‌ی این موارد مهم‌ترین عاملی که مدت زمان انجام یک پروژه را مشخص می‌کند مدیریت روند و مسیر پروژه است.
گام‌های مهم برای مدیریت زمان پروژه چیست؟
آیا شما هم برای انجام هرکاری ابتدا مراحل و گام‌های مهم آن را شناسایی و تفکیک می‌کنید؟ اگر چنین است باید بدانید که ما در این مقاله گام‌های مهم مدیریت زمان پروژه را برای شما شناسایی و به ترتیب اولویت آماده کرده‌ایم.
در این نوشته شما ۵ گام اساسی و درعین حال ساده را یاد می‌گیرید تا با کمک آن زمان پروژه‌های خود را مدیریت کنید. اما آیا دانستن این گام‌ها به تنهایی کافی ست؟ هرگز! شما درکنار دانستن این موارد نیاز به ابزاری دارید تا جزییات پروژه‌ی شما را تفکیک کند، برای آن برنامه‌ریزی کند، میان منابع در دسترس شما با زمانتان هماهنگی ایجاد کند، به دقت از مدت زمانی که هر کاری نیاز دارد برآورد داشته باشد و... خبر خوب این‌که ما تمامی این ابزارها را نیز تنها در یک بستر برای شما فراهم کرده‌ایم! با دانستن نکات مدیریت زمان پروژه و استفاده از ابزارهایی که پامیکا در اختیارتان می‌گذارد به راحتی می‌توانید زمان پروژه‌ی خود را مدیریت کنید. به طور مثال با سرویس مدیریت پروژه‌ی پامیکا به راحتی می‌توانید مدت زمان صرف شده برای هرکدام از کارهای پروژه‌ی خود را دنبال کنید. در ادامه‌ی این مقاله درکنار یادگیری موارد اصلی مدیریت زمان پروژه به قابلیت‌های پامیکا برای هدایت پروژه‌ی شما نیز می‌پردازیم.
گام اول: فعالیت‌ها را تعریف کنید
هر پروژه شامل فهرستی از فعالیت‌های متنوع است که انجام این فعالیت‌ها در نهایت منجر به تکمیل پروژه خواهد شد. برای مشخص کردن این فعالیت‌ها به راحتی می‌توانید از اطلاعات و مستندات موجود درباره‌ی پروژه که در ابتدای پروژه آن‌ها را جمع‌آوری کرده‌اید استفاده کنید.
تمامی این اطلاعات و مستندات را به راحتی می‌توانید تبدیل به فهرستی از فعالیت‌های مورد نیاز برای رسیدن به اهداف پروژه کنید.
فرض کنید به شما مدیریت پروژه‌ی ساختن یک خانه‌ی ویلایی را می‌دهند. یکی از اولین کارهایی که برای انجام این پروژه نیاز دارید آماده سازی زمین برای پی‌ریزی ساختمان است. حالا با توجه به مرحله‌ی اول یعنی پی‌ریزی ساختمان بسیاری از فعالیت‌های دیگر با در نظرگرفتن منابع و نیروهای در دسترس برای انجام آن مشخص می‌شوند. پس از تعیین مراحل لازم است فهرستی از تمام فعالیت‌های مورد نیاز تهیه شوند.
پامیکا در گام اول مدیریت زمان پروژ یعنی تعریف فعالیت‌ها این‌گونه به کمک شما می‌آید:
الف) ایجاد آمادگی برای موفقیت در اهداف:
تیراندازی و پروژه چه شباهتی با هم دارند؟
هر دو روی هدف متمرکزند!
پامیکا به شما کمک می‌کند اهداف پروژه را با توجه به سرمایه‌ها و محدودیت‌های خود مشخص کنید. در بستری که پامیکا برای کار به شما ارائه می‌دهد می‌توانید هدف‌های اصلی خود را به اهداف و دسته‌بندی‌های کوچک‌تر تقسیم کنید. به عنوان مثال ساختن یک خانه‌ی ویلایی را در نظر بگیرید. این پروژه را می‌توانید به اهداف کوچک‌تری مانند:
تعداد: تعداد کل اتاق‌هایی که قرار است ساخته شوند
درست/نادرست: گزاره‌هایی مانند تکمیل کردن فاز اول ساخت (درست یا علامت تیک) یا (نادرست یا علامت ضربدر)
سرمایه: میزان بودجه‌ی پروژه برای ساخت هر مرحله
درصد: میزان درصد پیشرفت هرمرحله نسبت به تکمیل آن
با طی کردن هرکدام از مراحل بالا پامیکا به صورت خودکار درصد پیشرفت کل پروژه را به شما نشان خواهد داد و به راحتی متوجه خواهید شد چقدر از مسیر تکمیل پروژه را طی کردید و چه مقدار تا تکمیل پروژه فاصله دارید.
ب) پامیکا مسیر پروژه‌ی شما را به فعالیت‌ها، فعالیت‌های جانبی و فهرست کارها (چک لیست) تقسیم‌بندی می‌کند
تنها کافی‌ست به فضای پامیکا بروید و به راحتی موارد زیر را برای مدیریت زمان پروژه‌ی خود انتخاب کنید:
• پروژه را به کارها و زیرکارهای مختلف بخش‌بندی کنید و مسئولیت هر کدام را به شخصی که مدنظر دارید محول کنید.
• برای هرکدام از کارها یک فهرست (چک‌لیست) قدم به قدم بسازید تا با انجام هرکدام ازین اقدام‌ها درصد پیشرفت هرکدام از اهداف به طور خودکار بروزرسانی شود.
حالا به سراغ گام بعدی در مدیریت زمان می‌رویم.
گام دوم: مرتب کردن فعالیت‌ها براساس اولویت
در یک پروژه شما نمی‌توانید فعالیتی را بدون داشتن آمادگی قبلی انجام دهید.
ترتیب فعالیت‌ها به شما کمک می‌کند تا رابطه‌ای پایدار بین فعالیت‌های متنوع با کل پروژه ایجاد کنید.
مرتب کردن فعالیت‌ها وابستگی آن‌ها به یکدیگر را نیز مشخص می‌کند.
به طور مثال برای پی‌ریزی خانه‌ی ویلایی ابتدا لازم است مصالح مورد نیاز آن را فراهم کنید یا برای رنگ کردن دیوارها ابتدا لازم است دیوارکشی را به طور کامل انجام دهید.
چینش به ترتیب فعالیت‌ها برای شما این دو امکان مهم را فراهم می‌آورد:
انجام هر فعالیت در زمان درست آن
فراهم آوردن آمادگی لازم قبل از انجام هر فعالیت
در این فرآیند، پامیکا این‌گونه به کمک شما می‌آید:
ترتیب نادرست فعالیت‌ها به اندازه‌ی ترتیب نداشتن و نامنظم بودن فعالیت‌ها آسیب‌زاست. شما می‌توانید ازین اشتباه با کمک پامیکا در امان بمانید! با کمک پامیکا ترتیب و وابستگی انجام فعالیت‌ها به یکدیگر را مشخص کنید. در واقع در پامیکا می‌توانید کارهای مختلف را مانند یک زنجیر بهم متصل کنید تا انجام یک کار شما را به سمت کار بعدی رهنمون سازد.
گام سوم: زمان فعالیت‌ها را تخمین بزنید
همیشه یک نفر هست که در همه‌ی کارهایش تاخیر دارد فرقی هم نمی‌کند که شرایط کاری خوب باشد یا بد!
ولی با این‌حال ما می‌دانیم که مدیر پروژه باید مدت زمان فعالیت‌ها را از قبل برآورد کند و مدت هر فعالیت یعنی مقدار زمانی که صرف تکمیل یک فعالیت می‌شود.
عواملی که باید برای تخمین زمان هر فعالیت در نظر گرفت:
• منابع مورد نیاز
• میزان دسترسی به هر یک از منابع و تاریخ دسترسی به منابع مورد نیاز
• سودمندی هرکدام از فعالیت‌ها برای کل پروژه
• مدت زمان کار یا مجموع ساعات کاری
به یاد داشته باشید مدت زمانی که برای انجام پروژه تخمین می‌زنید تاثیری جدی بر آینده‌ی پروژه‌ی شما دارد چراکه براساس این زمان تخمینی حقوق کارکنان در طی پروژه و زمان سررسید پروژه نیز تخمین زده می‌شود. پس بهتر است برای تسلط داشتن بر زمان پروژه و جلوگیری از دیرکردهای مختلف – مخصوصا افرادی که همیشه در کارهایشان تاخیر دارند! – از پامیکا کمک بگیرید.
پامیکا زمان تخمینی هرفعالیت را با مقدار زمانی که در واقعیت در حال صرف شدن است مقایسه می‌کند و شما می‌توانید از قبل پیش‌بینی کنید که آیا دچار دیرکرد خواهید شد یا نه و در صورت تاخیر می‌توانید از قبل برای آن برنامه‌ریزی کرده یا از نیرو و سرمایه‌ی بیشتر کمک بگیرید. همچنین با سرویس ساعات کارکرد پامیکا بر میزان ساعاتی را که هر نفر و هر تیم بر روی کارهای پروژه صرف می‌کند نظارت داشته باشید.
شما می‌توانید مقدار زمان هر کدام از کارها و زیرکارهای پروژه را در پامیکا وارد کنید. پامیکا با استفاده ازین اطلاعات مقدار زمان لازم برای انجام کل پروژه را محاسبه کرده و به شما اطلاع می‌دهد درنتیجه شما نیز می‌توانید به مشتری یا سفارش‌دهنده زمان مورد نیاز برای انجام پروژه را اعلام کنید.
گام چهارم: ایجاد یک جدول زمانی
جدول زمانی پروژه چیست و چگونه به مدیریت زمان پروژه کمک می‌کند؟
پس از انجام گام‌های فوق حالا وقت ایجاد یک پیش‌نویس از جدول زمانی پروژه است. اما یادمان باشد تهیه‌ی یک جدول زمانی به همین سادگی‌ها هم نیست!
جدول زمانی پروژه، مدرکی است که جزییات زمانی همه‌ی کارها و چهارچوب زمانی فعالیت‌ها مانند تاریخ شروع و پایان و مدت زمان هر فعالیت و مدت زمان مراحل اصلی پروژه و شاخص‌های پروژه در آن به دقت درج شده باشد.
استراتژی‌ها، مدل‌ها و روش‌های علمی مختلف و متنوعی برای تدوین یک جدول زمانی وجود دارد که در مقاله‌های آتی به آن خواهیم پرداخت.
درنهایت باید دانست که جدول زمانی پروژه بزرگ‌ترین پیش‌بینی‌کننده‌ی مدت زمان پروژه‌ی شماست. جدول زمانی به شما نشان خواهد که با توجه به منابع در دسترس، پروژه‌ی شما در چه زمانی تکمیل خواهد شد یا حتی چه مقدار دیرکرد خواهد داشت.
حال سوال اینجاست که پامیکا چه نقشی در تدوین یک جدول زمانی برای شما ایفا می‌کند؟
الف) تمام فعالیت‌های پروژه را در نمودار گانت پامیکا مشاهده کنید
نمودار گانت نوعی نمودار میله‌ای است که برنامه‌ی زمان‌بندی پروژه را نشان می‌دهد. این نمودار تمام فعالیت‌های شما را با توجه به جدول زمانی پروژه به صورت نموداری مشخص می‌کند تا به خوبی روند فعالیت‌های پروژه و میزان پیشرفت هرکدام از کارها را درک کنید. این نمودار می‌تواند گزارشی دقیق، خلاصه و جامع از روند کارهای شما باشد.
گام پنجم: پیروی از جدول زمانی
داشتن یک جدول زمانی خود به خود به معنای داشتن تاریخ تحویل و سررسید پروژه است، دنیا جای خیلی خوب و راحتی می‌شد اگر تنها داشتن جدول زمانی، تاریخ تحویل پروژه را ضمانت می‌کرد! اما متاسفانه زندگی پر از اتفاق‌های پیش‌بینی نشده و موانعی ست که سد راه ما می‌شوند.
درنتیجه داشتن یک جدول زمانی برای مدیر یک پروژه کافی نیست. مدیر پروژه باید مدام در حال کنترل و نظارت بر جدول زمانی باشد تا دقیقا کارها طبق آن پیش رود.
کنترل روند پیشروی جدول زمانی شامل نظارت بر روند پیشرفت پروژه و به‌روز رسانی جدول زمانی طبق کارهای درحال انجام است. در این روند گاهی لازم است تا جدول زمانی با کارهای پروژه تطبیق پیدا کند یا این‌که براساس فعالیت‌های موجود حتی ممکن است بازه‌های زمانی جدول کوتاه‌تر یا طولانی‌تر شوند.
در کنار این فعالیت‌های باید جدول زمانی شما برای مدیریت پروژه به طور دائم با موارد زیر در هماهنگی و ارتباط باشد:
خط مبنای جدول: برنامه‌ی تایید شده‌ی پروژه
مسیر اصلی: ترتیب مهم‌ترین فعالیت‌ها برای تکمیل پروژه
شاخص عملکرد زمان بندی: شاخصی برای نشان دادن نسبت کار انجام شده به کار برنامه ریزی شده تا یک تاریخ معین که برای تخمین زمان پایان پروژه به کار می رود.
میزان انحراف از زمان‌بندی: تفاوت بین پایان زمان‌بندی شده و پایان واقعی هر فعالیت تا مشخص شود که آیا پروژه از جدول زمان‌بندی عقب است یا هم‌گام با آن پیش می‌رود.
حتی اگر نابغه‌ی ریاضی هم باشید هماهنگی و تطبیق دقیق زمان‌های جدول با این عوامل برایتان کار سختی خواهد بود. پس شاید لازم باشد ده دوازدتا ماشین حساب بخرید تا زمان‌ها و منابع و.. را محاسبه و باهم تطبیق دهید یا شاید فقط کافی باشد این محاسبات را با چند کلیک ساده به پامیکا بسپرید!
الف) داشبور پامیکا و به روز رسانی خودکار فعالیت‌ها
در سال ۲۰۲۳ میلادی هستیم و همانطور که می‌دانید در این دوران بیشتر کارها به صورت دورکاری انجام می‌شوند و بهترین راهی که می‌توانید از کارهای همه‌ی اعضای تیم خود آگاه شوید: داشبورد مدیریتی پامیکا است. در داشبورد پامیکا می‌توانید گزارش‌های مربوط به هربخش را در قالب نمودارهای مختلف مشاهده کنید.
ب) بررسی و پیگیری زمان‌های وارد شده برای پروژه
به راحتی می‌توانید با استفاده از تایمر پامیکا مدت زمانی را که از شروع تا پایان یک پروژه صرف کردید ثبت و مشاهده کنید.
فقط کافی‌ست به خاطر داشته باشید وقتی کارتان به اتمام رسید یا زمان استراحت احتیاج داشتید تایمر را خاموش کنید!
نتیجه‌گیری:
هشدار: مسئولیت مدیریت زمان پروژه اصلا مناسب افرادی نیست که با ترس‌ولرز کاری را شروع می‌کنند.
پس اگر مسئولیت مدیریت زمان یک پروژه را برعهده دارید باید بدانید که در این کار دقت، برنامه‌ریزی و پشت‌کار عوامل بسیار مهمی هستند و باید این نکته را هم در نظر داشته باشید که مدیریت زمان یک پروژه یعنی کوهی از فعالیت‌ها و مسئولیت‌های بزرگ و کوچک! پس نمی‌توانید به تنهایی از پس انجام تک‌تک این کارها بربیایید یا احتیاج به کمک یک یا چند نفر دارید یا نیاز به بستری دارید که بسیاری از کارهای شما را مدیریت کند. پامیکا همان بستری‌ست که احتیاج دارید؛ پامیکا با به حداقل رساندن دخالت عوامل انسانی و درنتیجه با کم‌ترین میزان خطا، اطلاعات، گزارش‌ها، فعالیت‌ها، استخدام‌ها و تک تک عواملی را که برای مدیریت زمان یک پروژه احتیاج دارید تحلیل و به شما ارائه می‌دهد.
فاصله‌ی شما تا مدیریت موفق پروژه‌هایتان یک کلیک است؛ یک کلیک بر روی واژه‌ی پامیکا
مدیریت زمان پروژه چیست و مهم‌ترین مراحل آن کدامند؟