۷ روش عالی برای مدیریت پروژه‌ی تیم‌های دورکاربا رشد دورکاری، توجه به مدیریت تیم‌های دورکار در موفقیت پروژه‌ها و تداوم کسب‌و‌کارها ضروری است. مدیریت از راه دور پروژه‌ها به مثابه یک شمشیر دو لبه است. از یک سو، دسترسی به بازار کار جهانی و متنوع فراهم شده اما از سوی دیگر، در این مدل رسیدن به حداکثر منفعت مستلزم مواجه شدن با چالش‌هایی است.
در مدیریت تیم‌های دورکار، مجموعه‌ای از چالش‌ها وجود دارد، اما با استراتژی‌ها و ابزارهای مناسب می‌توان بر این چالش‌ها غلبه کرد و به نتایج ملموس رسید. کلید موفقیت پروژه‌های راه دور داشتن یک طرح اولیه مناسب برای فرآیندهای دورکاری است. در این مقاله، ما بهترین روش‌ها برای مدیریت مؤثر تیم‌های دورکار را برای به حداکثر رساندن بازدهی این مدل کاری بررسی خواهیم کرد.
۷ روش عالی برای مدیریت پروژه‌ی تیم‌های دورکار
۱) ایجاد دستورالعمل‌های ارتباطی واضح
دستورالعمل‌های ارتباطی صریح و شفاف از همان ابتدا به مدیران این امکان را می‌دهد که به طور مؤثر تیم‌های دورکار را مدیریت نمایند. از مواردی که باید در این دستورالعملها تاکید شود می‌توان به: زمان حضور اعضای تیم دورکار برای جلسات حضوری، چگونگی مواجهه با چالش‌ها و نحوه‌ی اولویت‌بندی کارها اشاره کرد.
به‌کارگیری بهترین شیوه‌های ارتباطی به کارکنان دورکار در به‌روزرسانی و هماهنگی با پروژه کمک می‌کند. پرهیز از بی‌حرمتی به یکدیگر، حفظ چابکی، ایجاد تعامل در لحظه، تشویق به انتقال دانش و کاهش فعالیت‌های تکراری نتیجه‌ی پروژه را بهینه خواهد نمود.
۴۵ درصد از پاسخ‌دهندگان یکی از بزرگترین چالش‌ها در مدیریت پروژه‌های دورکاری را نقصان در ارتباطات عنوان کردند.
منبع: سایت Hubstaff
کارکنان دورکار را تشویق کنید که پاسخگوتر و مشارکت‌پذیرتر باشند. علاوه بر تهیه گزارش پیشرفت هفتگی در مورد اهداف، یک میز‌کار مجازی مشترک ایجاد نمایید که در آن کارکنان بتوانند در مورد راهکارها، ایده‌پردازی و بحث کنند. یک گروه ایجاد کرده و درباره آن به همه افراد از طریق ایمیل اطلاع‌رسانی کنید. سازماندهی شده عمل نمایید و مطالب را در یک پلتفرم متمرکز بارگذاری کنید و چندان در پی محرمانه ماندن محتواها نباشید. در عین حال همگی به اصولی پایبند شوید که بازدهی و کارآیی را در جهت پیشرفت پروژه، بهینه و در همه‌ی سطوح ارتقا می‌دهد.
۲) بر روی بهترین ابزارهای همکاری سرمایه‌گذاری کنید
سرمایه‌گذاری بر روی ابزارهای مناسب برای مدیریت موثر تیم‌های دورکار بسیار مهم است. ابزارهای مناسب به پر کردن شکاف بین اعضای یک تیم دورکار کمک کرده و ارتباط و همکاری یکپارچه را در آن تسهیل می‌نماید. این ابزارها قابلیت‌های پیام‌رسانی در لحظه، ویدئو کنفرانس و اشتراک‌گذاری فایل را ارائه کرده و به اعضای تیم این امکان را می‌دهند که با هم در ارتباط بوده و از مسائل مطلع بمانند. همچنین زمان انجام وظایف اداری را کاهش داده و به افزایش بهره‌وری کمک می‌کنند.
۸۰ درصد کارکنان در سال ۲۰۲۱ میلادی از ابزارهای همکاری برای انجام کارها استفاده کردند، در حالی که در سال ۲۰۱۹ میلادی این آمار تنها معادل حدود نیمی از کارکنان بود.
منبع: سایت Gartner
ابزارهای مناسب به اعضا اجازه می‌دهند تا بر مسئولیت‌های اصلی خود متمرکز شوند. چنین ابزارهایی به شما کمک می‌کنند که در سازماندهی، اندازه‌گیری پیشرفت، اولویت‌بندی وظایف، هماهنگی برنامه‌ها، شکل دادن به پروژه و رسیدن به ضرب‌الاجل‌ها موثرتر کار کنید.
پامیکا با درنظر گرفتن مدل‌های دورکاری و تمامی ابزارهای مهم و حیاتی برای اجرای پروژه‌های از راه دور، سرویس‌های مختلفی را در فضای ابری برای شما طراحی و اجرا کرده است. با استفاده از ابزارهای پامیکا به آسانی می‌توانید
۳) پرورش فرهنگ انعطاف‌پذیری، اعتماد و مسئولیت‌پذیری
اعتماد، ارتباط صادقانه را گسترش می‌دهد، خطر سوء‌تفاهم را کاهش داده و محیط کاری مثبتی را شکل می‌دهد. شفافیت و مسئولیت‌پذیری به ایجاد محیطی بدون اصطکاک و باز کمک می‌کند که در آن کارکنان مجبور نیستند تصمیمات یا انگیزه‌های یکدیگر را حدس بزنند. اگر کسی اشتباهی مرتکب شود، بلافاصله و بدون درگیر شدن در بحث و چالش‌های هدر دهنده‌ی وقت و انرژی، مسئولیت آن را بر عهده خواهد گرفت.
اعضای یک تیم دورکار باید به یکدیگر اعتماد کامل داشته باشند. وقتی از نظر فیزیکی در کنار یکدیگر نیستید، امکان تشریح و شفاف‌سازی مسائل دشوارتر است. در چنین موقعیتی، اعتماد باعث پیشرفت شده و به عنوان یک تیم می‌توانید در جهت یک هدف مشترک کار کرده و از ایجاد شرایط سمی و اختلاف نظرها جلوگیری نمایید.
از جو بدبینی و بی‌اعتمادی دوری کنید؛ به ارزش‌های شخصی احترام بگذارید، فروتنی نشان دهید، دیدگاه مثبت خود را حفظ کرده و خود را به گونه‌ای نشان بدهید که همکارانتان از تعامل و ارتباط با شما پرهیز نکنند.
۴) تمرین‌هایی برای افزایش مشارکتِ گروهی
یک فضای تیمی سطح پایین، منجر به تعاملات استرس‌زا و گسسته می‌شود. تمرین‌های تعامل تیمی بین فردی به عنوان بلوک‌های سازنده برای ایجاد حس رفاقت در بین کارکنان دورکار عمل کرده و همکاری، اعتماد و مسئولیت‌پذیری را ارتقا می‌بخشد. چنین فعالیت‌هایی باعث افزایش پیوند شده و به افزایش بردن ارتباط سالم، ایجاد روابط کاری، تقویت روحیه، ایجاد احساس ارزشمندی در کارکنان و درک بهتر پویایی‌های کاری کمک می‌کند.
فعالیت‌های گروهی، حتی اگر به صورت آنلاین برگزار شود برای هر کدام از اعضا این فرصت را ایجاد می‌کند تا شرایطی بازتر، شفاف‌تر و رساتر را تجربه کنند. همچنین حس تعلق افراد را تقویت کرده و اشتیاق بیشتری جهت آغاز و انجام کارها برای آنان ایجاد می‌نمایند. اینگونه جلسات، فشار کاری را تلطیف کرده و موانع را تا حدودی مرتفع می‌کنند و از این طریق انرژی مثبت منسجم و فراگیری میان اعضا ایجاد می‌شود. تمرین‌های گروهی، بهترین راه برای آرامش، فاصله گرفتن از شرایط ملالت‌آور روزمره و تغییر حال و هوای افراد است.
۵) صریح بوده و از دستورالعمل‌های مبهم اجتناب کنید
دستورالعمل‌های مبهم می‌تواند منجر به سردرگمی و کاهش بهره‌وری شوند. هنگام ارائه‌ی دستورالعملها، در مورد مهلت‌ها و انتظارات برای کار، واضح و مشخص باشید. دستورالعملها را به صورت روشن بیان کرده و از مطرح شدن سوالات پیرامون آنها استقبال کنید. همچنین پیش‌نویس‌های مفصلی در مورد دستورالعملها آماده نمایید تا از سردرگمی جلوگیری شده و اطمینان حاصل شود که همه‌ی اعضا در مورد آن شفاف هستند. برای تفکیک اهداف از روش‌ها، از ابزار بصری مانند ترسیم نمودار و فلوچارت کمک بگیرید.
پامیکا با کمک ابزارهایش می‌تواند به تمامی داده‌های تیم پروژه با نمودارها‌ی مختلف و ارائه‌ی فلوچارت عینیت بخشد تا تفکیک اهداف و وظایف برای شما آسان‌تر شود و بتوانید انتظارات و مهلت‌های کار را صریح و بدون ابهام به تیم پروژه ابراز کنید.
راهکار پامیکا برای مدیریت دورکاری
منابع، کتابچه‌های راهنما، آموزش‌ها یا الگوهایی از کارهای مشابه را برای درک بهتر از کار در حال انجام، به اعضای تیم ارائه دهید. جزئیات اصلی، الزامات ثانویه و سایر اطلاعات را برای کمک به شروع کار مشخص نمایید. جهت‌گیری‌های جامع و مستقیم در تکمیل سریع پروژه نقش مهمی ایفا می‌کند. ارائه و بیان ابعاد پروژه را در تیم تمرین نمایید؛ تمام جنبه‌های پروژه را به خوبی روایت نمایید و از اطلاعات مبهم اجتناب کرده و نشان دهید که چگونه هر بخش به پروژه‌ی نهایی متصل می‌شود.
زمانی که کارفرمایان اهداف مشخص و انتظاراتشان از کار را به صورت صریح و واضح به کارکنان ابراز می‌کنند، امکان مشارکت مفید کارکنان ۲/۸ برابر بیشتر می‌شود.
منبع: سایت Quantum Workplace
۶) نقش‌ها و مسئولیت‌ها را تعریف کرده و بر شاخص‌های کلیدی عملکرد نظارت نمایید
با تعریف مسئولیت‌ها، هر فرد دورکار درک روشنی از انتظارات نسبت به خود پیدا می‌کند. هر عضو تیم به جای این‌که حواسش با وظایف غیر ضروری پرت شود، می‌تواند بر روی وظیفه‌ی اصلی خود تمرکز کند. تخصیص کار به افراد کمک می‌کند تا در فضای تعریف شده‌ی خود باقی بمانند؛ آنها را در قبال نتایج کارهای خود پاسخگو کرده و ردیابی معیارهای کلیدی را آسان‌تر می‌نماید. از اهداف خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و مبتنی بر زمان استفاده کنید.
کارها را برنامه‌ریزی نمایید؛ یک برنامه‌ی عملی تهیه کرده، بخش‌های کاری مختلف (Sprints) را براساس آن سازماندهی کنید. میزان پیشرفت را رصد نموده و اضافه کردن کارهای جدید را به زمانی که کار قبلی به پایان رسیده است، موکول کنید. از نرم افزار ردیابی پروژه برای نظارت بر تکمیل کار و رصد بهره‌وری استفاده نمایید. با اعضای تیم همکاری کنید تا اهداف منحصر به فرد خود را نهایی کرده، چالش‌ها را برطرف نموده، دستور کار کلی را توسعه داده و نتیجه را تجسم کنید.
۷) بازخوردهای سازنده و دقیق داشته باشید
انتقاد به موقع و سازنده از کار، بهترین‌ها را برای فرد و کل گروه به ارمغان می‌آورد. اجرای چرخه‌های منظم بازخورد به مدیران کمک می‌کند تا زمینه‌های قابل بهبود را شناسایی کنند و فرهنگ مسئولیت‌پذیری را توسعه دهند. دریافت و مطالعه‌ی بازخورد بینش‌های ارزشمندی ارائه می‌دهد و محرک عملکرد بهتر کاری می‌شود.
مطمئن شوید که جاده‌ی ارائه‌ی بازخورد دو طرفه است. کارکنان دورکار نباید از طرح ایده‌ها و پیشنهاد برای تغییرات دریغ کنند.
از هر ۱۰ کارمند، ۴ نفر زمانی که بازخورد از کارشان کم است و یا هیچ بازخوردی دریافت نمی‌کنند، عملاً از کار جدا می‌شوند.
منبع سایت: Officevibe
به اعضای تیم خود گوش دهید و اطلاعات آنها را برای تغییر بر مبنای چارچوب پروژه‌ی خود در نظر بگیرید. بازخورد را در یک گزارش واحد برای گروه تجمیع کرده یا هر کدام از بازخوردها را به صورت جداگانه بررسی کنید. در هر صورت نقاط قوت و ضعف را به اشتراک بگذارید تا جزوی از دانش جمعی در نظر گرفته شود. روی رفتارها یا اعمال خاص و پربازده تمرکز کنید، حرفه‌ای بمانید، واضح و مختصر باشید، از رتبه‌بندی‌ها و امتیازها اجتناب کرده و دارای ثبات و سرعت باشد.
مزایای تیم دورکار مدیریت پروژه
• دسترسی به یک مجموعه‌ی جهانی از نیروی کارِ با استعداد و خلاق
• تنوع بیشتر و تعدد تخصص و دانش در تیم پروژه
• تیم‌های دورکار هزینه‌ها را کاهش داده، مخارج کمتری داشته و جریان نقدینگی را بهبود می‌بخشند.
• تیم‌های دورکار تعادل بهتری بین کار و زندگی، ارتقاء رفاه و افزایش کارایی دارند.
• برای تیم‌های دورکار چابک ماندن و انطباق در طول یک فاز مخرب کاری، آسان‌تر است.
• برای تیم‌های دورکار، استفاده از منابع جدید، استرس‌زایی و چالش اجتماعی کمتری دارد.
پیشنهاد پامیکا به شما برای مطالعه‌ی بیشتر:
تحول دیجیتال در برگزاری رویدادها و مدیریت جلسات
نتیجه گیری:
مدیریت یک تیم پراکنده از لحاظ جغرافیایی، کار چندان ساده‌ای نیست. انعطاف‌پذیری مدیریت پروژه‌های دورکاری می‌تواند به دلیل در دسترس نبودن ابزار مناسب، ارتباط نادرست، درگیری‌ها و سایر عوامل پرت‌کننده‌ی حواس از بین برود. پیروی از بهترین شیوه‌ها به مدیریت مؤثر کارکنان دورکار کمک کرده و پروژه را در مسیر خود نگه می‌دارد.
مطمئن باشید ما در تیم پامیکا بهترین ابزارها را برای اجرای بهترین شیوه‌ی مدیریت پروژه متناسب با صنعت و یا کسب‌وکارتان به شما ارائه می‌دهیم.
بهترین روش‌های مدیریت تیم‌های دورکار