امروزه تعریف و تعیین یک نرمافزار مشخص برای مدیریت پروژه کار بسیار دشواری است چراکه برای مدیریت یک پروژه ابزارهای بی‌شماری در بازار ابزارهای هوشمند و دیجیتالی وجود دارد. اما با توجه به روشی که برای مدیریت پروژه در نظر دارید و متدولوژی انتخابیتان در مدیریت پروژه می‌توانید نرم‌افزارهایی را انتخاب کنید که فقط ابزارهای مدنظر شما را دارند و یا این نوع ابزارها به گونه‌ای عالی و کامل پیادهسازی کرده‌اند.
اگر به دنبال نرم‌افزاری ایرانی و بومی‌سازی شده هستید که تمامی ابزارهای مدیریت پروژه را به صورت یکجا در اختیار شما قرار دهد ما به شما پامیکا را پیشنهاد می‌کنیم و اگر به دنبال نرم‌افزارهای خارجی هستید، Clickup و monday گزینه‌هایی خوبی هستند. اگر هم با توجه به متدولوژی مدیریت پروژهی خود قصد استفاده از چند ابزار محدود را دارید می‌توانید در پامیکا آن را به صورت شخصی‌سازی شده تعریف کنید. ۵ نوع از متداول‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه برمبنای پراستفاده‌ترین متدولوژی‌های مدیریت پروژه شامل: مدیریت پروژه به روش مرسوم (سنتی)، مدیریت پروژهی اجایل، مدیریت پروژهی مشارکتی، مدیریت منابع و مدیریت پروژهی متن باز (open-source).
در این مقاله این ۵ نوع نرمافزار مدیریت پروژه را به صورت کامل برای شما توضیح داده‌ایم تا شما به آسانی بتوانید برای مدیریت پروژه‌های خود بهترین ابزار را انتخاب کنید.
۱) نرمافزار مدیریت پروژه به روش مرسوم
بهترین ابزارهای هوشمند مورد نیاز برای مدیریت پروژه به روش مرسوم
نرم افزار مدیریت پروژه به شیوه‌ی مرسوم بر مدت زمان انجام پروژه تمرکز دارد و در طول آن از شما پشتیبانی می کند. بنابراین شما به ابزارهایی نیاز دارید که به شما کمک کند دامنه‌ی پروژهی خود را تعریف کنید، برنامه‌ریزی کنید، وظایف را به افراد اختصاص دهید و پیشرفت پروژه را دنبال کنید.
از ویژگی های اصلی نرم افزاری که می‌تواند در مدیریت پروژهی مرسوم به شما کمک کند می توان به موارد زیر اشاره کرد:
مدیریت وظایف و مسئولیت‌ها: وظایف و مسئولیت‌ها در این نرمافزار به طور معمول در یک فهرست نمایش داده می شود ، شما باید بتوانید با کمک نرمافزار وظایف پروژه را تعریف کنید ، تاریخ مشخص کنید، برای کارها مهلت زمانی ایجاد کنید، شاخص‌های کلیدی و عوامل وابسته به آن را تعیین کنید، منابع را به وظایف اختصاص دهید و بتوانید بر پیشرفت کار نظارت کنید.
گانت چارت: گانت چارت در واقع نمایش بصری پروژه‌های شماست در یک جدول زمانی. گانت چارت یا نمودار گانت به طور معمول نموداری منعطف است که به شما اجازه می‌دهد با حذف یا اضافه کردن کارهای جدید تغییر پروژه را به صورت بصری مشاهده کنید. این نمایش اطلاعاتی مهم مانند مسیر بحرانی برای پروژه را به دقت عیان می‌کنند، بنابراین شما چالش‌های مهم پروژه را به سرعت درک می‌کنید و به خوبی متوجه اولویت‌های زمانی می‌شوید.
مدیریت رزومه‌ی پروژه‌ها: ابزارهایی هستند که به شما دسترسی به گزارش‌های روند پروژه‌های قبلی را می دهند. با بررسی پروژه‌های قبلی، شما می‌توانید از ابتکارات و خلاقیت‌های قبلی استفاده کنید و درکل داشتن رزومه یا همان گزارش‌های پروژه‌های قبلی اطلاعات بسیاری مفیدی برای تصمیم‌گیری‌های جدید در اختیار شما می‌گذارد.
۲) نرم افزار مدیریت پروژهی چابک
بهترین ابزارهای هوشمند مورد نیاز برای مدیریت پروژهی چابک (اجایل)
تمرکز اصلی نرم افزار مدیریت پروژهی چابک بر پشتیبانی از روش‌های چابک مانند اسکرام Scrum وکانبان Kanban است. بنابراین، در این نرم‌افزارها به آسانی شاهد فصل‌بندی‌ها (اسپرینت‌ها) ، موضوعات مهم و گزارش‌ها به صورت متمرکز در یک فضا هستید.
از ویژگی های اصلی نرم افزار مدیریت پروژهی چابک (اجایل) می توان به موارد زیر اشاره کرد:
تخته‌ی کانبان: تخته‌ی کانبان تخته یا جدولی است که در آن کارت‌های در یک نمای عمودی به سبک خط شنا swimlane وظایف انجام شده و ارتباطشان با یکدیگر را نشان می دهند و ستون‌ها مراحل جریان کار را نشان می‌دهند. بنابراین، شما می‌توانید یک ستون برای کارهای عقب افتاده، یک ستون برای وظایف در حال انجام در اسپرینت فعلی و یک ستون دیگر برای کارهای تکمیل شده داشته باشید.
اتوماسیون: اتوماسیون یک ویژگی رایج در این نوع نرم افزارها است که به ساده‌سازی کارها کمک می‌کند. اتوماسیون می‌تواند پیچیدگی فرآیند کارها در پروژه‌های گسترده و سخت را با ارسال خودکار اطلاعیه‌ها در میان اعضای تیم بسته به وضعیت یک کار کاهش دهد.
داشبورد زمان واقعی: داشبورد زمان واقعی اطلاعات مربوط به تیم شما را در لحظه و بدون تاخیر نمایش می دهد، مانند وظایف اختصاص داده شده، تعداد کارهای تکمیل شده و سرعت تیمِ پروژه.
پورتال مشتری: پورتال مشتری دسترسی خارجی به پروژه‌های شما را فراهم می‌کند و به سهامداران، کارفرمایان و ذینفعان مختلف اجازه می‌دهد پروژهی شما را مشاهده کنند و حتی با تیم پروژه، مطابق با دسترسی‌های از پیش تعریف شده‌ی شما، تعامل داشته باشند.
اگر به تازگی با متدولوژی اجایل در مدیریت پروژه آشنا شده‌اید، در این مقاله می‌توانید درباره‌ی پروژهی چابک (اجایل) و نحوه‌ی عملکرد آن بیشتر بدانید.
۳) نرم افزار مدیریت پروژهی تعامل محور
بهترین ابزارهای هوشمند مورد نیاز برای مدیریت پروژهی تعامل محور
ابزارهای مورد نیاز برای مدیریت پروژهی تعامل محور بر ایجاد همکاری و ارتباطی آسان بین اعضای تیم تمرکز دارند. این ویژگی ممکن است مبهم‌ترین ویژگی برای ایجاد تمایز باشد زیرا همه‌ی ابزارها به نوعی ارتباطی درون برنامه‌ای را پیادهسازی و اجرا می‌کنند.
از ویژگی های اصلی این نوع نرم افزار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
اسناد و مدارک: این اسناد به سبک ویکی پدیا هستند که در آن تیم شما می‌تواند مستندات و فعالیت‌های مرتبط با کار تیمی را به صورت دسته‌بندی شده و با جزییات ایجاد کند.
ارسال پیام در لحظه: این نوع پیام‌رسانی در نرم افزار رخ می‌دهد. بنابراین افراد تیم پروژه می‌توانند در لحظه و به صورت آنلاین درباره‌ی مسائل مختلف کاری باهم تعامل داشته باشند و صحبت کنند.
تایید چند مرحله‌ای: تایید چند مرحله‌ای برای تیم هایی که از نرم افزارهای مبتنی بر فضای ابری استفاده می‌کنند بسیار مفید و مهم است. سرویس تایید چند مرحله‌ای برای بررسی درخواست کارکنان و بازخوردهای مشتریان بسیار کاربرد دارد.
۴) نرم افزار مدیریت منابع پروژه
بهترین ابزارهای هوشمند مورد نیاز برای مدیریت منابع پروژه
نرمافزار مدیریت منابع پروژه بر مبنای کمک به برنامه‌ریزی کلی پروژه و برنامه‌ریزی پروژه از دیدگاه منابع انسانی متمرکز است. نرمافزار مدیریت منابع پروژه با نرمافزار همکاری تیمی متفاوت است زیرا به جای تمرکز بر کار تیمی، بر نحوه‌ی عملکرد تیم تمرکز می کنند. این نوع نرمافزار به شما در مدیریت کارها و تخصیص وظایف در تیم کمک می‌کند.
از ویژگی های اصلی نرم افزار مدیریت منابع پروژه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
برگه‌ی زمانی (تایم شیت): برگه‌ی زمانی برای پیگیری مدت زمانی‌ست که تیم شما وقت خود را صرف آن می‌کند. ردیابی زمان برای تیم‌های کوچک ، فریلنسرها و شرکت‌های بزرگ بسیار مفید و کاربردی است. همچنین، هر سازمان دارای خدمات حرفه‌ای که نیاز به گزارش زمان صرف شده برای اطلاع به مشتریان خود دارد قطعا به ابزار برگه‌ی زمانی یا همان تایم‌شیت احتیاج دارد.
تخصیص منابع: ابزار تخصیص منابع، وظایف و زیر وظایف اختصاص داده شده به افراد تیم را نشان می دهد همچنین نشان می‌دهد که آیا اعضای تیم پروژه می‌توانند کار بیشتری را انجام دهند یا نه. تخصیص منابع معمولا درصدی از 100 است و به شما اجازه می دهد تا تخصیص کارها را به صورتی منصفانه و متعادل در میان اعضای پروژه تقسیم کنید.
برنامه‌ی ردیابی زمان: برنامه‌ی ردیابی زمان برای تیم‌هایی که اعضای دورکار دارند بسیار مفید است. این برنامه‌ها به طور معمول دارای یک رابط کاربری آسان و کاربر پسند هستند که در آن برای آغاز ضبط زمان فقط به چند کلیک نیاز است.
۵) نرم افزار مدیریت پروژهی متن-باز
بهترین ابزارهای هوشمند مورد نیاز برای مدیریت پروژه متن-باز (open-source)
نرم افزار مدیریت پروژهی منبع-باز دسترسی به تمامی ابزارهای ۴ مورد قبلی را به صورت یکجا برای شما فراهم می‌کند (ابزار همکاری ، مدیریت منابع ، به اشتراک گذاری فایل ، گزارش ، دیدگاه های چابک و غیره) ، اما به صورت نرم‌افزاری رایگان. این نوع برنامه‌ی مدیریت پروژه می تواند گزینه خوبی برای کسب و کارهای کوچک با بودجه‌ی محدود باشد. با این حال ، اگر محدودیت بودجه وجود نداشته باشد، این نرم‌افزارها برنامه‌هایی غیررایگان نیز دارند که ویژگی‌های بیشتری نسبت به ابزارهای تجاری با قیمتی به صرفه ارائه می‌دهند.
این نوع نرم افزارها اغلب توسط سازمان‌هایی با قابلیت‌های توسعه‌ی داخلی انتخاب می‌شوند زیرا نسخه‌های رایگان نرم افزار پشتیبانی اختصاصی نداشته و نیاز به اصلاحاتی برای تطبیق ابزار با نیازهای شما دارند.
ابزارهای محبوب مدیریت پروژه منبع باز شامل OpenProject ، ProjectLibre و Odoo هستند.
بهترین نرمافزار مدیریت پروژه
بهترین نرمافزار مدیریت پروژه چیست؟
بعد از این همه صحبت در مورد انواع مختلف نرمافزار مدیریت پروژه، ممکن است متوجه شده باشید که بسیاری از ابزارهای امروزه دارای ترکیب و تطبیق ویژگی‌های بالا در هر یک از دسته هایی هستند که در مورد در این مقاله نوشته‌ایم. بنابراین، کار شما این است که آنچه را که نیاز دارید و ویژگی‌هایی را که ابزار مورد نظر شما به بهترین نحو دارد را پیدا کنید.
آیا می‌دانستید پامیکا برای پیدا کردن ابزارهای مناسبِ کسب‌وکار و صنعت شما مشاورینی حرفه‌ای و ابزارهایی دقیق و توسعه‌یافته دارد؟
نتیجه‌گیری
به خاطر داشته باشید که صرف نظر از اینکه از کدام نوع نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می‌کنید، همه‌ی این نرم‌افزارها می‌توانند خیلی بیشتر از آنچه که برنامه ریزی شده بود انجام دهند. چطور؟ از طریق ادغام و تلفیق ابزارها. این می تواند شامل ادغام‌هایی بر مبنای بومی‌سازی، اتصال به سایر ابزارهای SaaS یا داشتن یک API در دسترس برای شما برای ایجاد تغییرات سفارشی باشد. نمونه هایی از برنامه‌هایی که می توانید نرم‌افزارهای مدیریت پروژه را با آن‌ها هماهنگ کنید مانند Dropbox ، Google Drive ، Slack یا سایر راه حل های مدیریت پروژه مانند Zoho Projects هستند.
به یاد داشته باشید که می توانید با تمام محتواهای جدید و نکات جالب ما در مورد مدیریت پروژه به روز باشید! فقط کافی‌ست دانشنامه‌ی پامیکا را دنبال کنید تا هر هفته جدیدترین مقالات در حوزه‌ی مختلف صنایع و کسب‌وکارها را بخوانید.
بهترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه